No hay un plazo único para «los papeles de personal». La ley fija plazos distintos en normas distintas, y algunos documentos no tienen ninguno escrito. La regla de «guárdalo todo cuatro años» acierta muchas veces y falla en unas cuantas.
Esta guía reúne en una tabla los plazos que sí están escritos, con el artículo de cada uno, y explica qué hacer con los documentos que no tienen plazo expreso y con los datos de quien ya no trabaja en la empresa. Todos los literales están contrastados con el texto oficial de cada norma.
La tabla, de un vistazo
| Documento | Plazo | Norma |
|---|---|---|
| Registro diario de jornada | 4 años | Art. 34.9 del Estatuto de los Trabajadores |
| Resúmenes mensuales de jornada del personal a tiempo parcial | Mínimo 4 años | Art. 12.4.c del Estatuto |
| Afiliación, altas, bajas y variaciones en la Seguridad Social | 4 años | Art. 21.1 de la LISOS |
| Documentos de cotización | 4 años | Art. 21.1 de la LISOS |
| Recibos de salarios (nóminas) y del pago delegado de prestaciones | 4 años | Art. 21.1 de la LISOS |
| Libros, correspondencia, documentación y justificantes del negocio | 6 años desde el último asiento de los libros | Art. 30.1 del Código de Comercio |
| Documentación con trascendencia tributaria, como la de las retenciones practicadas en las nóminas | Mientras no prescriba el derecho de Hacienda a liquidar: 4 años desde el fin del plazo para declarar. Si sirve para obligaciones tributarias de otras personas, como mínimo el plazo mercantil | Arts. 66 y 70 de la Ley General Tributaria |
| Datos del libro-registro del canal de denuncias | Solo el tiempo necesario y proporcionado; nunca más de 10 años | Art. 26.2 de la Ley 2/2023 |
| Comunicaciones del canal sin investigación iniciada | Supresión a los 3 meses de recibirlas, salvo como evidencia del funcionamiento del sistema y solo anonimizadas | Art. 32.4 de la Ley 2/2023 |
| Documentación de prevención: plan, evaluación de riesgos, planificación, controles de salud y relación de accidentes | Sin plazo expreso: a disposición de la autoridad laboral, y se le remite al cesar la actividad | Art. 23 de la Ley 31/1995 |
| Contratos de trabajo | Sin plazo expreso de conservación | Ver el apartado sobre lo que no tiene plazo |
Registro de jornada: cuatro años
«La empresa conservará los registros a que se refiere este precepto durante cuatro años y permanecerán a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.»
Artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores · texto consolidado en el BOE
Para el personal a tiempo parcial hay una obligación añadida en el artículo 12.4.c: «El empresario deberá conservar los resúmenes mensuales de los registros de jornada durante un periodo mínimo de cuatro años». Son los resúmenes que se entregan con el recibo de salarios, con las horas ordinarias y las complementarias del mes.
Nóminas y Seguridad Social: cuatro años… o seis
«Son infracciones leves: 1. No conservar, durante cuatro años, la documentación o los registros o soportes informáticos en que se hayan transmitido los correspondientes datos que acrediten el cumplimiento de las obligaciones en materia de afiliación, altas, bajas o variaciones que, en su caso, se produjeran en relación con dichas materias, así como los documentos de cotización y los recibos justificativos del pago de salarios y del pago delegado de prestaciones.»
Artículo 21.1 de la LISOS · texto consolidado en el BOE
No conservarlos es una infracción leve, con multa de 70 a 750 euros según su grado (artículo 40.1.a de la LISOS). Pero ese no es el único plazo que les afecta:
«Los empresarios conservarán los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante seis años, a partir del último asiento realizado en los libros, salvo lo que se establezca por disposiciones generales o especiales.»
Artículo 30.1 del Código de Comercio · texto consolidado en el BOE
Las nóminas y los documentos de cotización son también justificantes del negocio: respaldan los asientos contables de los gastos de personal. Cuando un mismo documento cae en dos plazos, lo prudente es aplicar el más largo.
Hacienda: lo que tenga trascendencia tributaria
«Prescribirán a los cuatro años los siguientes derechos: a) El derecho de la Administración para determinar la deuda tributaria mediante la oportuna liquidación.»
Artículo 66 de la Ley General Tributaria · texto consolidado en el BOE
Y el artículo 70.1 de la misma ley ata las obligaciones formales, entre ellas la de conservar, a ese plazo: solo pueden exigirse «mientras no haya expirado el plazo de prescripción del derecho para determinar estas últimas». Cuando la documentación sirve para las obligaciones tributarias de otras personas —como la de las retenciones practicadas en las nóminas de la plantilla—, el artículo 70.2 remite al plazo de la normativa mercantil o al de las propias obligaciones formales, si este último fuese superior.
El canal de denuncias funciona al revés
Aquí la ley no fija un mínimo de conservación, sino un máximo. Es la excepción más importante de toda la tabla:
«Los datos personales relativos a las informaciones recibidas y a las investigaciones internas a que se refiere el apartado anterior solo se conservarán durante el período que sea necesario y proporcionado a efectos de cumplir con esta ley. […] En ningún caso podrán conservarse los datos por un período superior a diez años.»
Artículo 26.2 de la Ley 2/2023 · texto consolidado en el BOE
«En todo caso, transcurridos tres meses desde la recepción de la comunicación sin que se hubiesen iniciado actuaciones de investigación, deberá procederse a su supresión, salvo que la finalidad de la conservación sea dejar evidencia del funcionamiento del sistema.»
Artículo 32.4 de la Ley 2/2023 · texto consolidado en el BOE
El mismo artículo añade que las comunicaciones a las que no se ha dado curso solo pueden constar de forma anonimizada, y que a ellas no se aplica la obligación de bloqueo del artículo 32 de la LOPDGDD.
Prevención de riesgos: sin plazo, pero con una referencia
«El empresario deberá elaborar y conservar a disposición de la autoridad laboral la siguiente documentación relativa a las obligaciones establecidas en los artículos anteriores […]»
«En el momento de cesación de su actividad, las empresas deberán remitir a la autoridad laboral la documentación señalada en el apartado anterior.»
Artículo 23, apartados 1 y 2, de la Ley 31/1995 · texto consolidado en el BOE
La ley no pone fecha de caducidad a esa documentación: mientras la empresa esté activa, tiene que estar disponible. Una referencia útil para no destruir antes de tiempo es que las infracciones muy graves en prevención prescriben a los cinco años (artículo 4.3 de la LISOS). Algunas normas específicas de prevención, como las de exposición a determinados agentes, fijan plazos propios más largos; si tu actividad está sujeta a ellas, mandan sobre esta tabla.
Lo que no tiene plazo escrito: los contratos
El Estatuto obliga a formalizar por escrito muchos contratos (artículo 8.2) y a entregar la copia básica a la representación legal y remitirla a la oficina de empleo (artículo 8.4), pero no fija cuánto tiempo hay que conservarlos. Para decidirlo, la referencia son los plazos de prescripción de las infracciones:
«1. Las infracciones en el orden social a que se refiere la presente Ley prescriben a los tres años contados desde la fecha de la infracción, salvo lo dispuesto en los números siguientes. 2. Las infracciones en materia de Seguridad Social prescribirán a los cuatro años, contados desde la fecha de la infracción.»
Artículo 4 de la LISOS · texto consolidado en el BOE
Conservar los contratos mientras dura la relación y, al menos, cuatro años después de que termine es una práctica prudente que cubre esos plazos. Si se aplica a los contratos el mismo criterio que a las nóminas —documentación del negocio del artículo 30.1 del Código de Comercio—, la referencia sube a seis años.
Cuando el plazo acaba: bloquear antes de borrar
Los plazos anteriores son mínimos para poder acreditar. La protección de datos pone el límite por arriba:
Los datos personales serán «mantenidos de forma que se permita la identificación de los interesados durante no más tiempo del necesario para los fines del tratamiento de los datos personales».
Artículo 5.1.e del Reglamento (UE) 2016/679 · texto en EUR-Lex
Entre conservar y destruir hay un paso intermedio que la ley española hace obligatorio, el bloqueo:
«El bloqueo de los datos consiste en la identificación y reserva de los mismos, adoptando medidas técnicas y organizativas, para impedir su tratamiento, incluyendo su visualización, excepto para la puesta a disposición de los datos a los jueces y tribunales, el Ministerio Fiscal o las Administraciones Públicas competentes, en particular de las autoridades de protección de datos, para la exigencia de posibles responsabilidades derivadas del tratamiento y solo por el plazo de prescripción de las mismas. Transcurrido ese plazo deberá procederse a la destrucción de los datos.»
Artículo 32.2 de la LOPDGDD · texto consolidado en el BOE
Traducido: los datos de quien ya no trabaja en la empresa no se usan para nada nuevo, se guardan apartados mientras puedan hacer falta ante un juez o una administración, y después se destruyen.
Cómo organizarlo sin volverse loco
- Un calendario de conservación por tipo de documento, con el plazo y el momento desde el que cuenta.
- El plazo más largo manda cuando un documento cae en dos, como las nóminas.
- Cada documento archivado con su fecha y la fecha en que debe bloquearse.
- Una persona responsable de revisar el calendario una vez al año.
- Destrucción segura y documentada: qué se destruyó, cuándo y cómo.
Preguntas frecuentes
¿Cuánto tiempo hay que guardar las nóminas?
Cuatro años como mínimo: no conservar durante cuatro años los recibos justificativos del pago de salarios es infracción leve según el artículo 21.1 de la LISOS. Como también son justificantes contables, les alcanza el plazo de seis años desde el último asiento del artículo 30.1 del Código de Comercio, y lo prudente es aplicar ese, el más largo.
¿Cuánto tiempo hay que guardar el registro horario?
Cuatro años, según el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, durante los cuales debe estar a disposición de las personas trabajadoras, de su representación y de la Inspección. Para el personal a tiempo parcial, los resúmenes mensuales se conservan un mínimo de cuatro años (artículo 12.4.c).
¿Cuánto tiempo hay que guardar los contratos de trabajo?
El Estatuto no fija un plazo expreso de conservación. La referencia son los plazos de prescripción del artículo 4 de la LISOS: tres años para las infracciones del orden social y cuatro para las de Seguridad Social. Conservarlos durante la relación y cuatro años después de su fin cubre ambos; si se tratan como documentación del negocio, el artículo 30.1 del Código de Comercio lleva la referencia a seis años.
¿Cuánto tiempo se guardan las denuncias del canal interno?
Solo el tiempo necesario y proporcionado, y nunca más de diez años (artículo 26.2 de la Ley 2/2023). Si en tres meses desde su recepción no se ha iniciado una investigación, la comunicación debe suprimirse, salvo como evidencia del funcionamiento del sistema y de forma anonimizada (artículo 32.4).
¿Qué se hace con los datos de un exempleado cuando ya no hacen falta?
Se bloquean: se reservan para que no se usen, salvo para ponerlos a disposición de jueces, Ministerio Fiscal o administraciones competentes, y solo durante el plazo de prescripción de las posibles responsabilidades. Transcurrido ese plazo se destruyen, como establece el artículo 32 de la LOPDGDD.
Esta guía recoge la normativa estatal y europea general. Tu convenio colectivo, la normativa autonómica y las normas específicas de tu actividad pueden fijar plazos distintos o más largos. No sustituye al criterio de tu asesoría laboral ni al de tu asesoría fiscal.
Fuentes
Todo lo que esta página afirma sobre la ley sale de estos textos oficiales:
- Estatuto de los Trabajadores (Real Decreto Legislativo 2/2015). Conservación del registro de jornada durante cuatro años (art. 34.9); resúmenes mensuales del tiempo parcial (art. 12.4.c); forma del contrato y copia básica (art. 8).
- LISOS (Real Decreto Legislativo 5/2000, texto refundido de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social). Prescripción de las infracciones (art. 4); conservación durante cuatro años de la documentación de Seguridad Social y de los recibos de salarios (art. 21.1); cuantía de las sanciones leves (art. 40.1.a).
- Código de Comercio (Real Decreto de 22 de agosto de 1885). Conservación de libros, correspondencia, documentación y justificantes durante seis años (art. 30).
- Ley General Tributaria (Ley 58/2003). Prescripción a los cuatro años (art. 66) y efectos sobre las obligaciones formales de conservación (art. 70).
- Ley 2/2023 (Protección de las personas que informen sobre infracciones normativas). Libro-registro de informaciones y plazo máximo de diez años (art. 26); supresión a los tres meses sin investigación (art. 32.4).
- Ley 31/1995 (Prevención de Riesgos Laborales). Documentación de prevención a disposición de la autoridad laboral y remisión al cesar la actividad (art. 23).
- RGPD (Reglamento (UE) 2016/679, General de Protección de Datos). Limitación del plazo de conservación (art. 5.1.e).
- LOPDGDD (Ley Orgánica 3/2018, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales). Bloqueo de los datos y destrucción al terminar el plazo de prescripción (art. 32).
Recursos relacionados
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Última actualización: octubre de 2026.