Tener el registro y poder entregarlo no es lo mismo. La obligación del artículo 34.9 no acaba en registrar: los datos deben estar a disposición de la plantilla, de su representación y de la Inspección. Y «a disposición» significa que se puedan sacar, entender y aportar cuando toca.
Esta guía explica qué tiene que salir en una exportación, en qué formato y cómo comprobar que lo que entregas se sostiene.
Las tres puestas a disposición
El mismo artículo obliga frente a tres destinatarios distintos, y cada uno pide una cosa diferente:
| Quién | Qué necesita |
|---|---|
| La persona trabajadora | Su propio registro, consultable de forma sencilla y en cualquier momento |
| La representación legal | Información del colectivo que representa, en los términos que corresponda |
| La Inspección de Trabajo | El periodo y las personas requeridas, en el centro y en el momento del requerimiento |
Un sistema que solo permite lo tercero deja dos obligaciones a medias.
Qué campos debe llevar la exportación
Sin estos, el archivo no acredita lo que la ley pide:
- Identificación de la persona y, si aplica, su centro de trabajo.
- Fecha de cada jornada, día a día, incluidos los días sin actividad y su motivo.
- Hora concreta de inicio y de fin de la jornada.
- Pausas, si en tu empresa se registran.
- Total de horas de la jornada y del periodo.
- Motivo en los días de ausencia: vacaciones, permiso, incapacidad temporal, festivo.
- Marca de las correcciones, con quién, cuándo y por qué.
El último punto es el que distingue una exportación creíble de una lista de horas: si las correcciones no aparecen, el archivo no cuenta toda la verdad, y si aparecen, refuerza la fiabilidad del conjunto.
En qué formato
Dos archivos, no uno
- PDF para aportar y para leer: cerrado, paginado, con la identificación del periodo y de la empresa. Es el que se entrega.
- CSV o hoja de cálculo para trabajar: permite ordenar, sumar y cruzar. Es el que usas tú para revisar antes de entregar.
La ley no impone formato. Lo que sí conviene es que el archivo se entienda sin conocer tu sistema: encabezados claros, fechas en formato inequívoco y horas en 24 horas.
Cómo verificar antes de entregar
- Continuidad: todos los días del periodo aparecen, sin saltos. Un día ausente sin motivo es un hueco.
- Jornadas completas: ninguna entrada sin salida.
- Cuadre de totales: la suma de horas del archivo coincide con lo que se pagó o compensó ese periodo.
- Coherencia con calendario: los festivos del centro aparecen como tales, no como días sin registrar.
- Legibilidad: dáselo a alguien que no conozca el sistema y comprueba que lo entiende.
La prueba de los diez minutos
Elige una persona y un mes al azar y cronométrate. Si tardas más de diez minutos en tener el PDF listo y revisado, no estás preparado para un requerimiento, porque en un requerimiento el plazo corre y las prisas producen errores.
Cuando la persona pide sus propios datos
Hay dos vías distintas que a veces se mezclan, y conviene saber cuál se está usando:
- La puesta a disposición del artículo 34.9, que es laboral: la persona puede consultar su registro de jornada.
- El derecho de acceso del RGPD, que es de protección de datos y alcanza a los datos personales que trata la empresa, con sus propios plazos y forma de respuesta.
Una solicitud puede llegar por cualquiera de las dos. La forma más simple de no tener problema con ninguna es que cada persona pueda ver su propio registro sin pedir permiso: resuelve la primera y desactiva buena parte de la segunda.
Los cuatro fallos de una exportación
- Entregar solo totales mensuales. La ley pide el detalle diario con inicio y fin.
- Un volcado en bruto del sistema, con códigos internos que nadie de fuera entiende.
- Ocultar las correcciones. Se detecta, y cuesta más que reconocerlas.
- No guardar copia de lo entregado. Si después hay discusión, no sabrás qué aportaste.
Preguntas frecuentes
¿En qué formato hay que entregar el registro horario a la Inspección?
La ley no impone un formato concreto. Lo relevante es que contenga el detalle diario con la hora de inicio y fin de cada jornada, que se refiera al periodo y a las personas requeridas y que sea legible sin conocer el sistema de la empresa. En la práctica, un PDF para aportar y una hoja de cálculo para revisar.
¿Qué datos debe contener una exportación del registro de jornada?
Identificación de la persona y su centro, fecha de cada día del periodo, hora concreta de inicio y fin, pausas si se registran, totales, el motivo de los días de ausencia y la marca de las correcciones con su autor, fecha y motivo.
¿Puede un trabajador pedir su registro horario?
Sí. El artículo 34.9 del Estatuto obliga a mantener los registros a disposición de las personas trabajadoras, además de su representación legal y la Inspección. Y con independencia de eso, puede ejercer su derecho de acceso conforme al RGPD.
¿Hay que aportar también las correcciones de fichaje?
Es lo recomendable. Una exportación que muestra las correcciones con su motivo y su responsable resulta más fiable que una lista de horas aparentemente perfecta, y ocultarlas suele detectarse.
Fuentes
- Estatuto de los Trabajadores: artículo 34.9 (registro diario con horario concreto de inicio y fin, conservación cuatro años y puesta a disposición de las personas trabajadoras, sus representantes legales y la Inspección de Trabajo y Seguridad Social) y artículo 35.5 (totalización de horas extraordinarias). BOE-A-2015-11430.
- RGPD (Reglamento UE 2016/679), artículo 15: derecho de acceso del interesado a sus datos personales. Y LOPDGDD. BOE-A-2018-16673.
- La prueba de los diez minutos y la lista de campos son criterios operativos nuestros, orientados a que la exportación cumpla lo que la norma exige.
Recursos relacionados
En Nucleo360 el informe del periodo se genera por persona y por centro, con el detalle diario y las correcciones marcadas, y cada persona puede consultar su propio registro cuando quiera. Que es, literalmente, lo que pide el artículo 34.9.
Última actualización: septiembre de 2026.