Llega un requerimiento de la Inspección de Trabajo y hay dos formas de reaccionar: con un procedimiento o con nervios. La diferencia se nota en el acta. Este playbook es lo que hay que hacer en las primeras 48 horas y en los días siguientes.
El paso cero, antes de cualquier otra cosa: avisar a la asesoría laboral o al abogado el mismo día en que llega la notificación. Todo lo que viene después sirve para llegar preparado a esa conversación y tener el material encima de la mesa, no para sustituirla. La diferencia entre una empresa que gestiona bien un requerimiento y otra que lo gestiona mal casi nunca está en el fondo del asunto, sino en el orden con el que responde.
Las primeras 48 horas
Paso 1 · Leer con precisión qué se pide
- Qué documentación exactamente, de qué personas y de qué periodo. Son tres cosas distintas y conviene subrayarlas.
- El plazo y la forma de aportación.
- Quién es el interlocutor designado por la empresa. Una sola persona, con nombre.
Error clásico: aportar más de lo que se pide «para demostrar buena voluntad». Se aporta lo requerido, completo y ordenado.
Paso 2 · Extraer y revisar antes de enviar
- Extrae el registro del periodo pedido, con la hora de inicio y fin de cada jornada.
- Revísalo antes de enviarlo. Si hay huecos, es mejor que los conozcas tú primero y puedas explicarlos, que no que los encuentre el inspector.
- No modifiques nada retroactivamente. Es la peor decisión posible: convierte un incumplimiento formal en un problema de credibilidad de todo el registro.
- Comprueba que se entiende sin conocer tu sistema: nombres, fechas y horas legibles.
Paso 3 · Reunir la documentación de acompañamiento
Lo que sostiene el registro y suele pedirse con él:
- Política de registro horario o acuerdo que documenta cómo se organiza. (art. 34.9 ET)
- Constancia de la consulta a la representación de la plantilla, si existe.
- Calendario laboral del centro. (art. 34.6 ET)
- Convenio colectivo aplicable y su referencia.
- Resúmenes de horas entregados con los recibos de salarios. (art. 35.5 ET)
- Información de protección de datos facilitada a la plantilla.
Al aportar
- Dentro de plazo, siempre. Si el volumen es grande, se pide ampliación de forma motivada antes de que venza, nunca después.
- Con un índice de lo aportado, documento por documento. Ordena la lectura y demuestra control.
- Guarda copia exacta de lo enviado y del justificante de la aportación.
- Coherencia total entre lo aportado y lo que se diga verbalmente. Las contradicciones pesan más que los errores.
Sobre la obligación de colaborar. El registro debe estar a disposición de la Inspección, y no aportarlo o entorpecer la actuación tiene su propio régimen sancionador, distinto e independiente del incumplimiento de fondo. En la práctica: aportar tarde y a trozos empeora la situación mucho más que reconocer un fallo concreto.
Si aparece un incumplimiento real
- No improvisar explicaciones. Todo lo que se diga queda.
- Corregir hacia delante y documentar la corrección con su fecha. Un incumplimiento subsanado y acreditado es distinto de uno que sigue abierto.
- Reunir la trazabilidad de la medida adoptada: cuándo se detectó, qué se hizo y desde cuándo.
- Dejar la argumentación en manos de la asesoría o del abogado. Ese es su terreno.
Qué se puede perder por no llevarlo bien
No llevar correctamente el registro de jornada es infracción grave del artículo 7.5 de la LISOS, con una horquilla de 751 a 7.500 euros. Y hay un segundo efecto que no aparece en la horquilla: sin un registro fiable, la empresa se queda sin su mejor prueba en una reclamación de horas.
La lista completa de lo que se mira está en la checklist de evidencias ante la Inspección, y los fallos concretos en los errores que acaban en sanción.
Preguntas frecuentes
¿Qué hacer cuando llega un requerimiento de la Inspección de Trabajo?
Avisar el mismo día a la asesoría laboral o al abogado, identificar con precisión qué documentación se pide, de qué personas y de qué periodo, designar un único interlocutor, extraer y revisar los registros antes de aportarlos y enviarlo todo dentro de plazo con un índice de lo aportado.
¿Se puede corregir el registro horario antes de aportarlo?
No debe hacerse. Modificar registros con carácter retroactivo convierte un incumplimiento formal en un problema de credibilidad de todo el registro. Lo correcto es aportar lo que hay y corregir hacia delante, documentando la medida.
¿Cuánto tiempo hay para aportar la documentación?
El plazo lo fija el propio requerimiento. Si el volumen lo hace inviable, se solicita una ampliación motivada antes de que venza, nunca después.
¿Qué documentación acompaña al registro de jornada en una inspección?
La política o acuerdo que documenta cómo se organiza el registro, la constancia de la consulta a la representación de la plantilla, el calendario laboral del centro, el convenio aplicable, los resúmenes de horas entregados con los recibos de salarios y la información de protección de datos facilitada a la plantilla.
Fuentes
- Estatuto de los Trabajadores: art. 34.9 (los registros deben estar a disposición de las personas trabajadoras, sus representantes legales y la Inspección de Trabajo y Seguridad Social, y conservarse cuatro años), art. 34.6 (calendario laboral) y art. 35.5 (entrega del resumen de horas). BOE-A-2015-11430.
- LISOS: art. 7.5 (infracción grave) y art. 40.1.b) (horquilla de 751 a 7.500 euros). La obstrucción a la labor inspectora tiene en esta misma ley su propio régimen sancionador, independiente del incumplimiento de fondo. BOE-A-2000-15060.
- El procedimiento concreto de la actuación inspectora y sus plazos se rigen por la normativa reguladora del Sistema de Inspección de Trabajo y Seguridad Social. Este playbook es una guía operativa y no sustituye al asesoramiento jurídico, que conviene recabar el mismo día de la notificación.
Recursos relacionados
El paso 2 de este playbook, extraer el periodo pedido y revisarlo antes de enviarlo, es cuestión de minutos con Nucleo360: el informe se genera por persona y por periodo, con el histórico completo detrás.
Última actualización: septiembre de 2026.