En RRHH, el problema de los documentos no es guardarlos: es demostrar que se entregaron. Un contrato firmado que nadie encuentra, una nómina que el trabajador dice no haber recibido, un anexo que se quedó en un correo. Ahí es donde una carpeta compartida deja de servir.
Esta guía explica qué documentos hay que poder acreditar, qué aporta la firma electrónica y cómo se organiza un archivo documental de personal que sirva de prueba.
Una carpeta en la nube no es un gestor documental
La diferencia está en tres cosas que una carpeta no tiene:
- Vínculo con la persona. Cada documento asociado a su expediente, no a un nombre de archivo.
- Constancia de la entrega. Saber que un documento se puso a disposición de alguien, y cuándo.
- Control de acceso. Quién puede ver qué, con registro de quién lo vio.
Sin esas tres, tienes los documentos pero no tienes la prueba, que es lo que hace falta el día que hay una discrepancia.
Los documentos que hay que poder acreditar
| Documento | Qué exige |
|---|---|
| Recibo individual de salarios | Se entrega a la persona trabajadora; el modelo puede fijarlo el convenio (art. 29.1 ET) |
| Copia básica del contrato | Se entrega a la representación legal de la plantilla (art. 8.4 ET) |
| Resumen de horas extraordinarias | Copia al trabajador con el recibo correspondiente (art. 35.5 ET) |
| Resumen mensual del tiempo parcial | Copia al trabajador junto al recibo de salarios (art. 12.4.c ET) |
| Registros de jornada | Conservación cuatro años y puesta a disposición (art. 34.9 ET) |
| Información de protección de datos | Deber de informar del tratamiento (RGPD y LOPDGDD) |
| Política de desconexión digital | Elaborada previa audiencia de la representación (art. 88 LOPDGDD) |
| Acuerdo de trabajo a distancia | Por escrito, con doce contenidos mínimos (art. 7 Ley 10/2021) |
Fíjate en el patrón: casi todos dicen «se entrega». Por eso la constancia de la entrega importa tanto como el documento.
Qué aporta la firma electrónica
En el marco europeo, el Reglamento eIDAS distingue tres niveles de firma electrónica: simple, avanzada y cualificada. Y establece un principio importante: no se puede negar el efecto jurídico de una firma electrónica solo por ser electrónica. La cualificada es la que tiene efecto equivalente a la manuscrita.
Para el día a día de RRHH, lo relevante no es alcanzar el nivel máximo, sino que la firma venga acompañada de evidencias: quién firmó, cuándo, desde dónde y sobre qué versión exacta del documento. Una firma con un código de un solo uso enviado al móvil de la persona, con registro de todo el proceso, es suficiente y muy superior a un PDF escaneado sin trazabilidad.
Por eso el atajo del correo electrónico funciona peor de lo que parece. «Se lo mandé por correo» no acredita que la persona lo recibiera ni que abriera el adjunto, y los buzones cambian con el tiempo. Si un documento importa lo suficiente para tener que demostrar que se entregó, necesita constancia propia.
Cómo se organiza el archivo
Cuatro decisiones y se monta solo
- Un expediente por persona, con los mismos tipos de documento para todas. Si cada expediente tiene su propia estructura, el archivo no sirve.
- Tipos de documento definidos de antemano: contrato, anexos, nóminas, comunicaciones, formación, prevención, protección de datos. Pocos y claros.
- Permisos por tipo, no por persona. Quien lleva prevención ve prevención de toda la plantilla; quien lleva nóminas, nóminas. No todo el mundo lo ve todo.
- Plazos de conservación por tipo. No todo se guarda lo mismo, y el RGPD exige no conservar datos más allá de lo necesario. Los registros de jornada tienen su plazo propio de cuatro años.
El error que más caro sale
Conservarlo todo para siempre «por si acaso». Es exactamente lo contrario de lo que pide el principio de limitación del plazo de conservación del RGPD, y además convierte el archivo en un riesgo: cuanto más guardas y menos ordenado, mayor es el daño de un incidente y más difícil atender un derecho de supresión.
Preguntas frecuentes
¿Es válida la firma electrónica en los documentos laborales?
Sí. El Reglamento eIDAS establece que no puede negarse el efecto jurídico de una firma electrónica por el solo hecho de ser electrónica, y distingue tres niveles: simple, avanzada y cualificada, siendo esta última la que tiene efecto equivalente a la firma manuscrita. Lo determinante en la práctica son las evidencias que acompañan a la firma.
¿Vale enviar la nómina por correo electrónico?
El recibo de salarios debe entregarse a la persona trabajadora, y la ley no impone un medio. El problema del correo no es la validez sino la prueba: no acredita por sí solo que se recibiera. Un sistema con constancia de la puesta a disposición resuelve eso.
¿Cuánto tiempo hay que guardar los documentos laborales?
Depende del tipo. Los registros de jornada, cuatro años por el artículo 34.9 del Estatuto. Para el resto, el plazo lo determinan la normativa aplicable y los plazos de prescripción, y el RGPD obliga a no conservar los datos más tiempo del necesario para la finalidad.
¿Qué diferencia hay entre una carpeta compartida y un gestor documental?
Un gestor documental vincula cada documento a su expediente de persona, deja constancia de la entrega y controla quién accede a qué. Una carpeta compartida guarda archivos, pero no aporta ninguna de esas tres cosas.
Fuentes
- Estatuto de los Trabajadores: artículo 8.4 (copia básica del contrato a la representación legal), artículo 29.1 (recibo individual justificativo del pago del salario), artículo 34.9 (conservación de los registros cuatro años), artículo 35.5 (copia del resumen de horas extraordinarias) y artículo 12.4.c) (copia del resumen mensual en el tiempo parcial). BOE-A-2015-11430.
- Reglamento (UE) 910/2014, eIDAS, de identificación electrónica y servicios de confianza: niveles de firma electrónica y principio de no discriminación de la firma electrónica.
- RGPD (Reglamento UE 2016/679), artículo 5.1.e): limitación del plazo de conservación. Y LOPDGDD, artículo 88 (política de desconexión digital). BOE-A-2018-16673.
- Ley 10/2021, de trabajo a distancia, artículo 7: acuerdo escrito y su contenido mínimo. BOE-A-2021-11472.
- El modelo concreto del recibo de salarios y los plazos de conservación de cada tipo documental pueden estar precisados por el convenio colectivo aplicable y por normativa sectorial.
Recursos relacionados
El gestor documental de Nucleo360 asocia cada documento a su persona, deja constancia de la puesta a disposición y permite firmar con un código de un solo uso, con registro de quién firmó y cuándo.
Última actualización: septiembre de 2026.