Implantar el fichaje digital falla más por cómo se comunica que por la herramienta. Si la plantilla se entera de golpe y sin explicación, lo vive como un control. Si se le cuenta antes, con claridad y diciendo por qué, se acepta sin fricción.
Esta plantilla es el correo o la circular que se envía unos días antes de la fecha de arranque. Rellena los campos entre corchetes y adáptala a tu tono.
Por qué comunicarlo por escrito
Hay dos motivos, y uno es legal. El registro horario trata datos personales de la plantilla, así que el RGPD y la LOPDGDD obligan a informar de qué se registra, con qué finalidad y quién accede. Un correo bien redactado cubre esa información básica y deja constancia de que se dio.
El segundo es práctico: la mayoría de las resistencias al fichaje no vienen del sistema, sino de la sensación de que se ha decidido algo a espaldas del equipo. Explicar que es una obligación legal desde el 12 de mayo de 2019 (Real Decreto-ley 8/2019), y no un capricho de la empresa, cambia por completo la conversación.
La plantilla, lista para copiar
Asunto: A partir del [FECHA] ficharemos de forma digital — así funciona
Hola a todos y todas:
A partir del [FECHA] vamos a registrar la jornada con [sistema], una aplicación web que funciona desde el ordenador y el móvil [y también por WhatsApp]. Os contamos lo importante en un minuto.
¿Por qué cambiamos?
El registro de jornada es obligatorio por ley para todas las empresas (Real Decreto-ley 8/2019). Hasta ahora lo llevábamos en [papel / hoja de cálculo], y este sistema lo hace más fácil y fiable para todos: menos errores, menos papeleo y tu registro siempre consultable.
¿Qué tienes que hacer?
- Recibirás una invitación por correo el [FECHA]: crea tu acceso.
- Cada día trabajado, ficha al entrar y al salir [y en las pausas] desde el ordenador, el móvil [o WhatsApp].
- Eso es todo. Tu registro queda guardado automáticamente.
¿Y si un día se me olvida fichar?
No pasa nada: avisa a [RESPONSABLE] en cuanto lo detectes y se corrige indicando el motivo. Eso sí: las correcciones quedan registradas (quién, cuándo y por qué), y así el registro es fiable para todos.
Tus datos
El sistema registra tu jornada [y la ubicación al inicio y fin, si trabajas en movilidad] únicamente para cumplir la obligación legal de registro. Solo accede el personal autorizado y tú puedes consultar tu propio registro cuando quieras. Más detalle en [política de privacidad / política de registro horario].
¿Dudas?
Escribe a [PERSONA O CORREO] o pregunta directamente a tu responsable. La primera semana estaremos pendientes para ayudarte con lo que surja.
Gracias,
[NOMBRE] · [CARGO]
Checklist antes de enviarla
- Fecha de arranque confirmada y comunicada con margen: entre 5 y 10 días antes funciona bien.
- Responsable de dudas designado y avisado de que va a recibir preguntas.
- Política de registro horario publicada y enlazada en el correo. Puedes usar nuestra plantilla de política interna.
- Invitaciones del sistema programadas para la fecha que anuncias, no antes.
- Mini-sesión de 10 minutos prevista, o una guía breve de cómo fichar.
Tres errores que conviene evitar
- Anunciarlo el mismo día. Sin margen para preguntar, el equipo lo interpreta como una imposición.
- Justificarlo como una medida de control. Aunque el efecto sea ordenar la jornada, el motivo es legal. Decirlo así evita la mitad de las quejas.
- No explicar qué pasa con los olvidos. Es la primera duda real de cualquiera, y si no se responde, cada olvido se convierte en un problema.
Fuentes
- Real Decreto-ley 8/2019, que introdujo la obligación del registro diario de jornada (BOE-A-2019-3481).
- Estatuto de los Trabajadores, artículo 34.9 (registro y conservación cuatro años).
- RGPD (Reglamento UE 2016/679) y LOPDGDD (LO 3/2018), deber de información a la plantilla.
Recursos relacionados
- Plantilla de política interna de registro horario
- Checklist de evidencias ante la Inspección de Trabajo
- Glosario de registro horario y RRHH
Esta plantilla también está disponible en formato editable, junto con el resto de nuestras guías, en el repositorio público de Nucleo360.
Con Nucleo360 el alta de la plantilla se hace en minutos y cada persona ficha desde el navegador, el móvil o WhatsApp. Con soporte humano en español que acompaña también en la puesta en marcha.
Última actualización: septiembre de 2026.