Una asesoría laboral no tiene un problema de registro horario: tiene cuarenta. Cada empresa cliente con su convenio, sus turnos, su forma de fichar y su nivel de dejadez. Y en medio, un despacho que tiene que cerrar nóminas el día 25 con datos que no controla.
Este playbook está escrito para ese caso: gestionar el cumplimiento horario de muchas empresas a la vez sin multiplicar el trabajo por el número de clientes.
El problema real no es técnico
Es de flujo de información. La asesoría necesita, cada mes y de cada cliente, un dato fiable: horas trabajadas, ausencias y horas por encima de la jornada ordinaria. Lo que llega en la práctica son partes en papel fotografiados, hojas de cálculo con formatos distintos y correos de última hora.
Cambiar la herramienta sin cambiar el flujo no resuelve nada. Lo que funciona es al revés: fijar el flujo y luego elegir con qué se sostiene.
Fase 1 · Clasificar la cartera
No todos los clientes van al mismo grupo
Ordena tu cartera en tres grupos, porque cada uno necesita un tratamiento distinto:
| Grupo | Cómo se reconoce | Qué necesita |
|---|---|---|
| Al día | Registra a diario y envía el dato en plazo | Solo integración: que el dato llegue solo |
| Irregular | Registra, pero con huecos y a última hora | Reglas y avisos automáticos |
| En riesgo | No registra o lo reconstruye a fin de mes | Implantación desde cero y conversación seria |
El grupo «en riesgo» es donde está tu exposición como asesoría: si les reconstruyes la jornada a posteriori, estás firmando un dato que no es real.
Fase 2 · Fijar un estándar único
Lo mismo para todos, aunque cada convenio sea distinto
- Un solo formato de entrega del dato mensual, idéntico para toda la cartera. Es la decisión que más horas ahorra.
- Una fecha de corte común: el mismo día de cada mes para todos, con margen antes del cierre de nóminas.
- Una regla de incidencias: qué hacer cuando falta un día, quién lo corrige y cómo queda constancia. Nunca lo rellena la asesoría por su cuenta.
- Un mismo cuadro de control por cliente: jornadas registradas sobre esperadas, incidencias abiertas y horas por encima de la ordinaria.
Fase 3 · Ordenar la relación de datos
Esta fase se salta siempre y es la que más riesgo tiene. Si la asesoría accede a los registros de jornada de la plantilla de sus clientes, está tratando datos personales por cuenta de un tercero. El artículo 28 del RGPD exige que esa relación se regule por contrato, con el detalle de las finalidades, las instrucciones y el régimen de subencargados, que es exactamente el papel del software que uses.
Tres cosas concretas:
- Contrato de encargado de tratamiento con cada cliente, actualizado.
- Accesos separados por empresa. Nadie de tu equipo debe poder ver la plantilla de un cliente que no gestiona.
- Conservación por cliente: los cuatro años del artículo 34.9 del Estatuto se cuentan por empresa, y hay que poder aportarlos si uno se marcha o si llega un requerimiento años después.
Fase 4 · Convertirlo en servicio
De coste a facturación
La mayoría de las asesorías asume el trabajo de perseguir datos como un coste invisible. Se puede dar la vuelta:
- Informe trimestral de cumplimiento por cliente, con su cuadro de indicadores. Cuesta poco de generar y se ve mucho.
- Aviso proactivo de umbrales: el cliente que se acerca a 50 personas necesita plan de igualdad y canal de denuncias. Avisar antes vale más que arreglar después.
- Servicio de implantación para el grupo «en riesgo», facturado aparte.
El mapa de umbrales está en obligaciones laborales por tamaño de empresa, y sirve tal cual como guion de esa conversación.
Lo que no hay que hacer nunca
- Reconstruir jornadas a fin de mes. Un registro inventado a posteriori no es un registro, y quien lo confecciona queda expuesto.
- Un único usuario compartido para toda la asesoría. Sin accesos separados no hay trazabilidad ni control de quién vio qué.
- Aceptar cada cliente en su formato. Es lo que hace que el cierre dure una semana.
- Acceder a datos de plantilla sin contrato de encargado. Es un incumplimiento del RGPD de la propia asesoría, no del cliente.
Preguntas frecuentes
¿Cómo gestiona una asesoría el registro horario de varios clientes?
Clasificando la cartera por nivel de cumplimiento, fijando un estándar único de formato y fecha de entrega para todos, regulando la relación de datos con un contrato de encargado de tratamiento por cliente y con accesos separados por empresa.
¿Puede una asesoría rellenar el registro horario de su cliente?
No debe. El registro tiene que reflejar la jornada real, y un dato reconstruido a fin de mes no cumple esa condición. La corrección de una incidencia corresponde a la empresa, con constancia de quién la hizo y por qué.
¿Necesita la asesoría un contrato de encargado de tratamiento?
Sí, si accede a datos personales de la plantilla de sus clientes. El artículo 28 del RGPD exige regular por contrato esa relación, con las finalidades, las instrucciones y el régimen de subencargados.
¿Cuántos años debe conservar la asesoría los registros de sus clientes?
La obligación de conservar cuatro años del artículo 34.9 del Estatuto corresponde a cada empresa y se cuenta por empresa. Conviene pactar por escrito quién los custodia y qué ocurre cuando termina la relación con el cliente.
Fuentes
- Estatuto de los Trabajadores: artículo 34.9 (registro diario y conservación cuatro años) y artículo 35.5 (totalización de horas extraordinarias en el periodo de abono). BOE-A-2015-11430.
- RGPD (Reglamento UE 2016/679), artículo 28: régimen del encargado del tratamiento, contrato obligatorio y subencargados. Y LOPDGDD (Ley Orgánica 3/2018).
- La clasificación de la cartera en tres grupos y el cuadro de indicadores son una propuesta operativa basada en nuestra experiencia con asesorías, no una exigencia normativa.
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Nucleo360 permite gestionar varias empresas con accesos separados, el mismo formato de dato para todas y exportación por cliente y por periodo. Si llevas una asesoría, cuéntanos cómo es tu cartera y lo vemos con tus casos, no con un ejemplo.
Última actualización: septiembre de 2026.