Casi todas las obligaciones laborales tienen una fecha, y casi ninguna avisa. Esta página las reúne por periodicidad, con el plazo exacto y el artículo que lo fija, para poder montar el calendario del año de una vez.
El calendario recoge lo que aplica a una empresa ordinaria del Régimen General. El convenio colectivo puede adelantar plazos o añadir obligaciones, así que conviene cruzarlo con él. No sustituye a la asesoría: sirve para saber qué hay que mirar y cuándo.
Cada mes
| Qué | Cuándo | Norma |
|---|---|---|
| Pagar las cuotas de la Seguridad Social | Dentro del mes siguiente al que corresponda su devengo | Art. 56.1 del Real Decreto 1415/2004 |
| Pagar y documentar el salario, con entrega del recibo | En la fecha convenida; el periodo que cubre una retribución periódica no puede pasar de un mes | Art. 29.1 del Estatuto de los Trabajadores |
| Retenciones del IRPF, en las empresas obligadas a declararlas mensualmente | Los veinte primeros días naturales de cada mes | Art. 108.1 del Real Decreto 439/2007 |
«Las cuotas de la Seguridad Social y los recursos que se recauden conjuntamente con ellas se ingresarán dentro del mes siguiente al que corresponda su devengo, salvo que se establezca otro plazo por las normas que regulan cada uno de los regímenes que integran el sistema de la Seguridad Social.»
Artículo 56.1 del Real Decreto 1415/2004 · texto consolidado en el BOE
Cada trimestre
| Qué | Cuándo | Norma |
|---|---|---|
| Declarar e ingresar las retenciones del IRPF practicadas en el trimestre anterior | Los veinte primeros días naturales de abril, julio, octubre y enero | Art. 108.1 del Real Decreto 439/2007 |
Mensual o trimestral. Lo trimestral es la regla general. Pasan a declarar mes a mes las empresas que están en el registro de devolución mensual del IVA o que superan el volumen de operaciones que fija el Reglamento del IVA, y las Administraciones públicas con un presupuesto anual superior a seis millones de euros.
Cada año
| Qué | Cuándo | Norma |
|---|---|---|
| Resumen anual de retenciones del ejercicio anterior | En enero; cuando el 31 cae en sábado o festivo, se traslada al siguiente día hábil | Art. 108 del Real Decreto 439/2007 |
| Elaborar el calendario laboral y exponerlo en un sitio visible de cada centro | Anualmente | Art. 34.6 del Estatuto de los Trabajadores |
| Fijar el calendario de vacaciones | Cada persona tiene que conocer sus fechas al menos dos meses antes de empezar a disfrutarlas | Art. 38.3 del Estatuto de los Trabajadores |
| Actualizar el registro retributivo con las medias y medianas desagregadas por sexo | El periodo de referencia es el año natural; hay que modificarlo antes si cambia algo sustancial | Art. 5.4 del Real Decreto 902/2020 |
| Seguimiento y evaluación del plan de igualdad, en las empresas que lo tienen | Según lo pactado en el propio plan, que no puede durar más de cuatro años | Art. 9 del Real Decreto 901/2020 |
«El calendario de vacaciones se fijará en cada empresa. El trabajador conocerá las fechas que le correspondan dos meses antes, al menos, del comienzo del disfrute.»
Artículo 38.3 del Estatuto de los Trabajadores · texto consolidado en el BOE
Esos dos meses son el motivo por el que el calendario de vacaciones suele cerrarse mucho antes que el periodo de verano: si se quiere que alguien empiece sus vacaciones el 1 de julio, tiene que saberlo como tarde el 1 de mayo.
Lo que no tiene fecha pero hay que poder enseñar
Hay obligaciones que no vencen un día concreto, pero que se comprueban cuando llega una inspección. Son las que más disgustos dan precisamente porque nadie las tiene en el calendario.
- El registro diario de jornada. Se conserva cuatro años y tiene que estar a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo (artículo 34.9 del Estatuto).
- La evaluación de riesgos y la planificación preventiva. Se actualizan cuando cambian las condiciones, no en una fecha fija (artículo 16 de la Ley de Prevención de Riesgos Laborales).
- La formación en prevención. Al contratar, al cambiar de funciones y al cambiar la tecnología o los equipos (artículo 19.1 de la misma ley).
- El canal interno de información, en las empresas obligadas por la Ley 2/2023.
- El protocolo frente al acoso sexual y por razón de sexo, que todas las empresas deben tener (artículo 12.1 de la Ley Orgánica 10/2022).
Cómo montar el calendario del año
1 · Empieza por lo fijo
Cuotas, nóminas y modelos tributarios caen siempre en las mismas fechas. Van al calendario una vez y se repiten.
2 · Pon las fechas que dependen de otras
El calendario de vacaciones no tiene fecha propia: la suya es dos meses antes del primer disfrute. Calcula hacia atrás desde el periodo de más demanda.
3 · Revisa el convenio
Puede adelantar plazos, exigir la publicación del calendario laboral en una fecha concreta o añadir obligaciones de información a la representación legal.
4 · Marca los umbrales de plantilla
Varias obligaciones se activan al llegar a cincuenta personas. Si la empresa está creciendo, conviene tener el aviso puesto antes de cruzar el umbral, no después.
Preguntas frecuentes
¿Cuándo hay que pagar las cuotas de la Seguridad Social?
Dentro del mes siguiente al que corresponda su devengo, salvo que la norma de un régimen concreto fije otro plazo. Así lo dice el artículo 56.1 del Real Decreto 1415/2004, que aprueba el Reglamento General de Recaudación de la Seguridad Social.
¿Cuándo se presentan las retenciones del IRPF de las nóminas?
Con carácter general, en los veinte primeros días naturales de abril, julio, octubre y enero, por el trimestre anterior. Las empresas incluidas en el registro de devolución mensual del IVA o que superan el volumen de operaciones del Reglamento del IVA declaran mes a mes, también en los veinte primeros días naturales (artículo 108.1 del Real Decreto 439/2007).
¿Con cuánta antelación hay que comunicar las vacaciones?
Cada persona tiene que conocer sus fechas al menos dos meses antes de empezar a disfrutarlas. El calendario se fija en cada empresa, de común acuerdo y conforme a lo que diga el convenio sobre planificación anual (artículo 38.3 del Estatuto de los Trabajadores).
¿Hay que publicar el calendario laboral todos los años?
Sí. El Estatuto obliga a elaborarlo anualmente y a exponer un ejemplar en un lugar visible de cada centro de trabajo. No basta con tenerlo hecho: hay que exponerlo (artículo 34.6).
¿Cada cuánto se actualiza el registro retributivo?
Su periodo de referencia es, con carácter general, el año natural. Pero hay que modificarlo antes si se altera de forma sustancial alguno de los elementos que lo integran, para que siga cumpliendo su finalidad (artículo 5.4 del Real Decreto 902/2020).
Fuentes
Los plazos de esta página salen de estos textos oficiales:
- Estatuto de los Trabajadores (Real Decreto Legislativo 2/2015). Liquidación y pago del salario (art. 29.1), calendario laboral anual (art. 34.6), registro diario de jornada y su conservación (art. 34.9) y calendario de vacaciones con dos meses de antelación (art. 38.3).
- Real Decreto 1415/2004 (de 11 de junio, Reglamento General de Recaudación de la Seguridad Social). Plazos reglamentarios de ingreso de las cuotas de la Seguridad Social (art. 56.1).
- Real Decreto 439/2007 (de 30 de marzo, Reglamento del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas). Obligaciones formales del retenedor: declaración trimestral y mensual de las retenciones del IRPF (art. 108).
- Agencia Tributaria: modelo 190 (resumen anual de retenciones e ingresos a cuenta del IRPF sobre rendimientos del trabajo). Plazo de presentación del resumen anual de retenciones.
- Real Decreto 902/2020 (de 13 de octubre, de igualdad retributiva entre mujeres y hombres). Registro retributivo: contenido, acceso y periodo temporal de referencia (art. 5).
- Real Decreto 901/2020 (de 13 de octubre, por el que se regulan los planes de igualdad y su registro). Vigencia máxima de cuatro años de los planes de igualdad y supuestos de revisión (art. 9).
- Ley 31/1995 (Prevención de Riesgos Laborales). Evaluación de riesgos y planificación de la actividad preventiva (art. 16) y formación de los trabajadores (art. 19).
- Ley 2/2023 (Protección de las personas que informen sobre infracciones normativas). Obligación de disponer de un sistema interno de información.
- Ley Orgánica 10/2022 (de garantía integral de la libertad sexual). Procedimientos específicos de prevención y de denuncia del acoso (art. 12.1).
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Última actualización: octubre de 2026.