El registro de jornada no es un documento interno de la empresa: la ley lo deja «a disposición» de cada persona trabajadora. Cuando alguien lo pide, la pregunta no es si se le da, sino qué se le entrega, cómo y en cuánto tiempo.
La petición puede llegar de muchas formas: un correo pidiendo «mis fichajes del último año», un mensaje al encargado antes de reclamar unas horas o una solicitud formal de acceso a sus datos personales. Este playbook ordena la respuesta en cinco pasos, con lo que dice la ley en cada uno.
Lo que dice la ley, literal
«La empresa conservará los registros a que se refiere este precepto durante cuatro años y permanecerán a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.»
Artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores · texto consolidado en el BOE
Tres cosas que se desprenden de esa frase:
- El registro está a disposición de cada persona trabajadora, no solo de la Inspección. Pedirlo es ejercer un derecho, no un gesto de desconfianza.
- El artículo no pone condiciones: no exige que la persona explique para qué lo quiere.
- La empresa tiene que poder sacarlo de cualquier momento de los últimos cuatro años, porque ese es el plazo de conservación.
Antes de nada: qué plazo corre
El Estatuto no fija un plazo para contestar. Pero el registro de jornada contiene datos personales de quien lo pide, así que la petición es también un ejercicio del derecho de acceso del RGPD, y ese sí tiene plazo:
«El responsable del tratamiento facilitará al interesado información relativa a sus actuaciones sobre la base de una solicitud con arreglo a los artículos 15 a 22, y, en cualquier caso, en el plazo de un mes a partir de la recepción de la solicitud. Dicho plazo podrá prorrogarse otros dos meses en caso necesario, teniendo en cuenta la complejidad y el número de solicitudes.»
Artículo 12.3 del Reglamento (UE) 2016/679 · texto en EUR-Lex
La prórroga no es automática: si se usa, hay que avisar a la persona dentro del primer mes e indicar los motivos, como dice el mismo artículo. Con un registro bien llevado, que se saca en minutos, es difícil justificarla.
La regla práctica: trata cualquier petición de registro, por informal que llegue, como una solicitud de acceso, y anota el día en que entró. El mes empieza a contar desde que se recibe.
Paso 1 · Aclara qué se pide y quién lo pide
Tres comprobaciones antes de buscar nada
- Quién lo pide. Si es la propia persona, sigue este playbook. La representación legal tiene el registro a su disposición por el mismo artículo 34.9. Si es la Inspección, llega como requerimiento y tiene su propio procedimiento: qué hacer cuando llega un requerimiento de la Inspección.
- Qué periodo. Si la petición no lo concreta y hay mucho volumen, la ley permite pedir que se concrete antes de entregar.
- Que es quien dice ser. Si la petición llega por un canal que no permite identificar a la persona —un correo personal desconocido, por ejemplo—, se pueden pedir los datos necesarios para confirmar su identidad (artículo 12.6 del RGPD). Por el canal habitual de la empresa, normalmente no hace falta.
«Cuando el responsable trate una gran cantidad de datos relativos al afectado y este ejercite su derecho de acceso sin especificar si se refiere a todos o a una parte de los datos, el responsable podrá solicitarle, antes de facilitar la información, que el afectado especifique los datos o actividades de tratamiento a los que se refiere la solicitud.»
Artículo 13.1 de la LOPDGDD · texto consolidado en el BOE
Paso 2 · Saca el registro completo del periodo
Qué tiene que salir
- El horario de inicio y de fin de cada día. Es lo que el artículo 34.9 obliga a registrar: «el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada persona trabajadora».
- Si la persona trabaja a tiempo parcial, también los resúmenes mensuales de sus horas ordinarias y complementarias, que la empresa debe conservar al menos cuatro años (artículo 12.4.c del Estatuto).
- Si hizo horas extraordinarias, los resúmenes que se le entregaron con cada recibo de salarios (artículo 35.5).
- Las correcciones, tal como quedaron. Si un fichaje se modificó, entrega la versión vigente y, si el sistema lo guarda, quién la cambió, cuándo y por qué. Una corrección explicada no es un problema; una corrección escondida, sí.
Si falta un periodo, no lo reconstruyas. Un registro rehecho después de la petición no prueba nada y añade un problema. No llevar el registro de jornada es, por sí solo, una infracción grave del artículo 7.5 de la LISOS, con multa de 751 a 7.500 euros (artículo 40.1.b). Si hay un hueco, se explica; no se rellena.
Paso 3 · Quita lo que no es suyo
Si el registro sale de un informe de equipo o de una hoja con varias personas, antes de entregarlo hay que dejar solo sus filas. La copia es un derecho de quien la pide, pero tiene un límite:
«El derecho a obtener copia mencionado en el apartado 3 no afectará negativamente a los derechos y libertades de otros.»
Artículo 15.4 del Reglamento (UE) 2016/679 · texto en EUR-Lex
En la práctica: ni nombres, ni horarios, ni incidencias de compañeros. Es un error fácil cuando se exporta deprisa.
Paso 4 · Entrégalo en un formato que se pueda leer
Cómo y en qué soporte
«El responsable del tratamiento facilitará una copia de los datos personales objeto de tratamiento. […] Cuando el interesado presente la solicitud por medios electrónicos, y a menos que este solicite que se facilite de otro modo, la información se facilitará en un formato electrónico de uso común.»
Artículo 15.3 del Reglamento (UE) 2016/679 · texto en EUR-Lex
- Si lo pidió por correo, contesta por correo, con un fichero que se abra sin programas especiales: un PDF o una hoja de cálculo.
- La primera copia es gratuita (artículo 12.5 del RGPD). Por las copias adicionales se puede cobrar un canon razonable basado en los costes administrativos (artículo 15.3), y también ante peticiones manifiestamente infundadas o excesivas (artículo 12.5).
- Si la persona ya puede consultar todos sus fichajes en un sistema con acceso remoto, directo y seguro que se lo garantice de modo permanente, indicarle cómo acceder sirve para atender la petición (artículo 13.2 de la LOPDGDD).
Paso 5 · Deja constancia
Qué anotar
- El día en que entró la petición y por qué canal.
- Qué periodo se entregó y en qué formato.
- Cuándo y cómo se entregó.
- Si se pidió concretar el periodo o confirmar la identidad: cuándo y qué se respondió.
Si más adelante hay una reclamación de horas o una reclamación ante la autoridad de protección de datos, esa anotación es lo que demuestra que se contestó a tiempo y completo.
Si lo vuelve a pedir
Una segunda petición no es, por sí misma, abusiva. La ley española precisa cuándo puede considerarse repetitiva:
«A los efectos establecidos en el artículo 12.5 del Reglamento (UE) 2016/679 se podrá considerar repetitivo el ejercicio del derecho de acceso en más de una ocasión durante el plazo de seis meses, a menos que exista causa legítima para ello.»
Artículo 13.3 de la LOPDGDD · texto consolidado en el BOE
Dos matices. Demostrar que una petición es manifiestamente infundada o excesiva le corresponde a la empresa (artículo 12.5 del RGPD). Y ese límite es del derecho de acceso: el artículo 34.9 del Estatuto, que mantiene el registro a disposición de la persona trabajadora, no fija ningún número máximo de peticiones.
Lo que no hay que hacer
- Pedir que justifique para qué lo quiere. Ninguna de las dos normas lo exige.
- Entregar un resumen en lugar del registro. Lo que está a disposición es el registro con su horario concreto de inicio y fin.
- Retocar marcajes antes de entregarlos. Cualquier corrección hecha después de la petición se verá como lo que es.
- Dejar pasar el mes sin contestar ni avisar de la prórroga.
Preguntas frecuentes
¿Puede la empresa negarse a dar el registro horario a un trabajador?
No. El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores establece que los registros de jornada permanecen a disposición de las personas trabajadoras durante los cuatro años que la empresa debe conservarlos. Además, el registro contiene datos personales suyos, a los que tiene derecho de acceso por el artículo 15 del RGPD.
¿En cuánto tiempo hay que entregar el registro horario?
El Estatuto no fija plazo, pero el artículo 12.3 del RGPD obliga a responder a una solicitud de acceso en un mes desde que se recibe. El plazo puede prorrogarse otros dos meses solo si es necesario por la complejidad o el número de solicitudes, y avisando de la prórroga y sus motivos dentro del primer mes.
¿Se puede cobrar por la copia del registro?
La primera, no: las actuaciones del derecho de acceso son gratuitas según el artículo 12.5 del RGPD. Por las copias adicionales se puede pedir un canon razonable basado en los costes administrativos, como prevé el artículo 15.3.
¿Y si quien lo pide ya no trabaja en la empresa?
Puede pedirlo igualmente. El registro de jornada se conserva cuatro años también para quienes han causado baja (artículo 34.9 del Estatuto), y mientras la empresa conserve sus datos personales puede ejercer el derecho de acceso del artículo 15 del RGPD.
¿Tiene que explicar para qué quiere su registro?
No. Ni el artículo 34.9 del Estatuto ni el derecho de acceso del RGPD condicionan la entrega a que la persona explique el motivo de la petición.
Este playbook recoge la normativa estatal y europea aplicable. No sustituye al criterio de tu asesoría laboral ni al de tu delegado de protección de datos.
Fuentes
Todo lo que esta página afirma sobre la ley sale de estos textos oficiales:
- Estatuto de los Trabajadores (Real Decreto Legislativo 2/2015). Registro diario de jornada, conservación cuatro años y puesta a disposición (art. 34.9); resúmenes mensuales del tiempo parcial (art. 12.4.c); resumen de horas extraordinarias con el recibo (art. 35.5).
- RGPD (Reglamento (UE) 2016/679, General de Protección de Datos). Plazo de un mes para responder, prorrogable dos meses (art. 12.3); gratuidad (art. 12.5); verificación de identidad (art. 12.6); derecho de acceso y de copia, y su límite (art. 15).
- LOPDGDD (Ley Orgánica 3/2018, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales). Derecho de acceso: concreción de la solicitud, acceso remoto y peticiones repetitivas (art. 13).
- LISOS (Real Decreto Legislativo 5/2000, texto refundido de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social). Infracción grave en materia de registro de jornada (art. 7.5) y su cuantía, de 751 a 7.500 euros (art. 40.1.b).
Recursos relacionados
Contestar en un día en vez de en un mes depende de tener el registro a mano. El registro horario de Nucleo360 es gratuito: cuatro años de histórico, exportable por persona y por periodo, con el rastro de cada corrección.
Última actualización: octubre de 2026.