Entre el fichaje y la nómina hay un hueco por el que se cuelan casi todos los errores de RRHH de una pyme. Alguien copia horas de un sitio a otro, a mano, con prisa y a fin de mes. Y cada vez que se copia un dato, se puede perder.
Esta guía no va de conectar dos programas: va de ordenar el traspaso, que es lo que resuelve el problema aunque no haya integración técnica.
Qué pasa de un lado a otro
De todo lo que registra un sistema de jornada, a la nómina solo le hacen falta cinco cosas:
- Días efectivamente trabajados en el periodo.
- Horas por encima de la jornada ordinaria, para abonarlas o compensarlas.
- Ausencias, con su tipo: vacaciones, permiso retribuido, incapacidad temporal, permiso no retribuido, injustificada. El tipo importa más que el número, porque cada uno cotiza y se paga distinto.
- Tramos con complemento: nocturnidad, festivos, turnicidad, según convenio.
- Altas y bajas del periodo, con su fecha exacta.
Si el traspaso lleva esas cinco y nada más, será limpio. Los problemas empiezan cuando se envía «el total de horas» y la asesoría tiene que adivinar el resto.
Las tres formas de hacerlo
| Modo | Cuándo tiene sentido | Riesgo |
|---|---|---|
| Manual alguien teclea | Nunca, si se puede evitar | Error de trascripción en cada cierre |
| Fichero acordado exportación con formato fijo | La opción realista para casi toda pyme | Bajo, si el formato no cambia |
| Integración sistemas conectados | Volumen alto o muchos centros | Coste y dependencia técnica |
El fichero acordado resuelve el 90 % de los casos y no requiere que nadie desarrolle nada. Un mismo formato, un mismo día, un mismo destinatario.
Cómo se monta el fichero acordado
Cuatro decisiones con la asesoría
- Qué columnas y en qué orden. Las cinco del apartado anterior, con los tipos de ausencia codificados igual siempre.
- Qué día se envía, fijo cada mes, con margen antes del cierre de nóminas.
- Quién lo envía y quién lo recibe, con nombre. No «RRHH» y «la asesoría».
- Cómo se corrige si aparece un error después del envío: quién lo comunica y hasta cuándo se puede tocar.
Este acuerdo cabe en media página y es lo que convierte un cierre de tres días en uno de unas horas.
El cuadre, que es el paso que nadie hace
Después de cada nómina, comprueba que lo pagado coincide con lo registrado. Tres comprobaciones bastan:
- Días trabajados en nómina frente a días con registro en el sistema.
- Horas por encima de la ordinaria abonadas o compensadas frente a las extraídas del registro.
- Ausencias reflejadas frente a ausencias aprobadas en el sistema.
Si algo no cuadra, la causa está casi siempre en uno de tres sitios: un tipo de ausencia mal codificado, una corrección hecha después del envío o un alta a mitad de mes.
Por qué esto es también una cuestión legal
- El artículo 35.5 obliga a totalizar la jornada en el periodo fijado para el abono de las retribuciones y a entregar copia del resumen con el recibo correspondiente. La totalización está atada al ciclo de nómina, no es un ejercicio aparte.
- En los contratos a tiempo parcial, el resumen mensual se entrega junto con el recibo de salarios (artículo 12.4.c). Otra vez, el mismo ciclo.
- Si la asesoría accede a datos de tu plantilla, actúa como encargada del tratamiento y esa relación debe estar regulada por contrato conforme al artículo 28 del RGPD.
Los cuatro errores del traspaso
- Enviar solo un total de horas. Sin el tipo de cada ausencia, la nómina se hace a ciegas.
- Cambiar el formato cada mes. Multiplica los errores de lectura.
- Corregir el registro después del envío sin avisar. Descuadra los dos sistemas sin que nadie lo sepa.
- No cuadrar nunca. Los errores se acumulan y aparecen todos juntos en un finiquito.
Preguntas frecuentes
¿Qué datos del fichaje necesita la nómina?
Días efectivamente trabajados, horas por encima de la jornada ordinaria, ausencias con su tipo concreto, tramos con complemento como nocturnidad o festivos, y las altas y bajas del periodo con su fecha.
¿Hace falta integrar el control horario con el programa de nóminas?
No necesariamente. Para la mayoría de las pymes es suficiente un fichero de exportación con formato acordado, enviado el mismo día cada mes al mismo destinatario. La integración técnica tiene sentido con volumen alto o muchos centros.
¿Cada cuánto hay que totalizar las horas?
En el periodo fijado para el abono de las retribuciones, según el artículo 35.5 del Estatuto, que además obliga a entregar copia del resumen a la persona trabajadora en el recibo correspondiente.
¿Cómo se comprueba que la nómina cuadra con el fichaje?
Comparando tres cosas después de cada nómina: días trabajados, horas por encima de la ordinaria abonadas o compensadas y ausencias reflejadas, cada una frente al registro del sistema.
¿Necesita mi asesoría un contrato de protección de datos?
Sí, si accede a datos personales de la plantilla. Actúa como encargada del tratamiento y la relación debe regularse por contrato conforme al artículo 28 del RGPD.
Fuentes
- Estatuto de los Trabajadores: artículo 35.5 (totalización de la jornada en el periodo fijado para el abono de las retribuciones y entrega de copia del resumen), artículo 12.4.c) (resumen mensual y copia junto al recibo de salarios en el trabajo a tiempo parcial), artículo 29 (liquidación y pago del salario con su recibo justificativo) y artículo 34.9 (registro de jornada). BOE-A-2015-11430.
- RGPD, artículo 28: régimen del encargado del tratamiento, aplicable a la asesoría o gestoría que trata datos de la plantilla por cuenta de la empresa. Y LOPDGDD.
- Los complementos de nocturnidad, festivos y turnicidad y su forma de cálculo los fija el convenio colectivo aplicable. La estructura del fichero de traspaso es una propuesta operativa nuestra.
Recursos relacionados
En Nucleo360 las ausencias se registran con su tipo y las horas por encima de la jornada se extraen por persona y periodo, así que el fichero para la asesoría sale con las cinco columnas que necesita, siempre igual.
Última actualización: septiembre de 2026.