Si en tu empresa alguien ya usa herramientas de inteligencia artificial para escribir, resumir o analizar, hace falta una política, aunque sea de una página. Lo que más riesgo genera no es la herramienta, sino los datos que se le dan y la falta de revisión de lo que devuelve.
Esta plantilla recoge las reglas básicas para usar la IA en el trabajo y, antes, lo que dicen las normas que la afectan. Los textos entre corchetes son los que tienes que completar.
Lo que dicen las normas
| Tema | Qué exige | Norma |
|---|---|---|
| Datos personales en herramientas de IA | Fines determinados y legítimos, solo los datos necesarios y seguridad adecuada | Art. 5.1, letras b, c y f, del RGPD |
| Proveedor que trata datos por cuenta de la empresa | Contrato de encargo del tratamiento | Art. 28.3 del RGPD |
| Criterios de uso de los dispositivos digitales | Los establece la empresa, con participación de la representación legal, e informa de ellos a la plantilla | Art. 87.3 de la LOPDGDD |
| Formación de quien usa la IA | Medidas para apoyar la alfabetización en IA del personal que la utiliza | Art. 4 del Reglamento de IA, en la redacción del Ómnibus |
| Prácticas prohibidas | Entre otras, inferir las emociones de las personas en el lugar de trabajo | Art. 5.1.f del Reglamento de IA |
| Sistemas de alto riesgo en el trabajo | Informar a la representación legal y a la plantilla afectada antes de usarlos, desde el 2 de diciembre de 2027 | Arts. 26.7 y 113 del Reglamento de IA |
| Algoritmos que deciden sobre las condiciones de trabajo | Información a la representación legal y a cada persona trabajadora | Art. 64.4.d del Estatuto y art. 3.2.k del Real Decreto 723/2026 |
«3. El tratamiento por el encargado se regirá por un contrato u otro acto jurídico con arreglo al Derecho de la Unión o de los Estados miembros, que vincule al encargado respecto del responsable y establezca el objeto, la duración, la naturaleza y la finalidad del tratamiento, el tipo de datos personales y categorías de interesados, y las obligaciones y derechos del responsable. […]»
Artículo 28.3 del Reglamento General de Protección de Datos · texto en EUR-Lex
La plantilla, lista para adaptar
Política de uso de la inteligencia artificial de [EMPRESA]
Versión: [1.0] · Entrada en vigor: [DD/MM/AAAA] · Responsable: [nombre y cargo]
1 · Objeto y alcance
Esta política regula el uso de herramientas de inteligencia artificial en el trabajo por parte de todas las personas de [EMPRESA], con equipos de la empresa o propios, cuando se usen para tareas de la empresa.
2 · Herramientas autorizadas
| Herramienta | Usos autorizados | ¿Puede recibir datos personales? |
|---|---|---|
| [Nombre] | [Redactar borradores, resumir documentos internos…] | [Sí, con contrato de encargo firmado / No] |
| [Nombre] | [ ] | [ ] |
Cualquier herramienta que no esté en esta lista necesita la autorización previa de [responsable].
3 · Lo que no se introduce en herramientas no autorizadas
- Datos personales de clientes, de candidaturas o de la plantilla.
- Información confidencial: contratos, precios, datos financieros, estrategias, código fuente.
- Contraseñas, claves o credenciales de acceso.
4 · Revisión humana
- Todo resultado de una herramienta de IA se revisa antes de usarse: puede contener errores o datos inventados.
- Ninguna decisión que afecte a una persona, como una selección, una evaluación o una sanción, se toma solo con el resultado de una herramienta automática.
5 · Transparencia
[Indica cuándo hay que avisar de que un contenido se ha generado con IA, por ejemplo en textos dirigidos a clientes.]
6 · Usos prohibidos
- Usar herramientas que infieran las emociones de las personas en el trabajo.
- [Otros usos que la empresa decida prohibir.]
7 · Formación
Las personas que usen herramientas de IA recibirán [formación inicial y actualizaciones] sobre su uso seguro, sus límites y esta política.
8 · Dudas e incidencias
Cualquier duda, o cualquier error o fuga de datos detectado, se comunica a [responsable] por [vía] en cuanto se conozca.
9 · Incumplimientos y revisión
El incumplimiento de esta política se valorará conforme al régimen disciplinario del convenio colectivo aplicable. La política se revisa cada [12 meses] o cuando cambien las herramientas o las normas.
Aprobada por: _______________ · [Cargo] · [Fecha] · Informada a la representación legal el [fecha]
Cómo implantarla
- Haz inventario de las herramientas que ya se usan, aunque nadie las haya autorizado.
- Revisa los contratos de las herramientas que vayan a tratar datos personales.
- Cuenta con la representación legal, si la hay: participa en los criterios de uso de los dispositivos digitales (artículo 87.3 de la LOPDGDD).
- Explícala en una sesión corta con ejemplos de lo que sí y de lo que no.
Preguntas frecuentes
¿Es obligatorio tener una política de uso de la IA en la empresa?
No hay una norma que exija un documento con ese nombre. Pero la empresa tiene que establecer criterios de uso de los dispositivos digitales, con participación de la representación legal (artículo 87.3 de la LOPDGDD), cumplir el RGPD con los datos que se introducen en estas herramientas y adoptar medidas para apoyar la alfabetización en IA de quien las usa (artículo 4 del Reglamento de IA).
¿Se pueden introducir datos personales en una herramienta de IA?
Solo si se cumple el RGPD: con una finalidad legítima, únicamente los datos necesarios y con seguridad adecuada (artículo 5.1), y, si el proveedor trata los datos por cuenta de la empresa, con un contrato de encargo del tratamiento (artículo 28.3).
¿Qué es la alfabetización en IA que pide el Reglamento europeo?
Las empresas que usan sistemas de IA tienen que adoptar medidas para apoyar la alfabetización en IA del personal que los utiliza, teniendo en cuenta sus conocimientos, su experiencia y el contexto de uso. Desde el Ómnibus digital sobre IA, la norma no exige garantizar un nivel concreto de alfabetización en ninguna persona (artículo 4).
¿Hay que informar a la plantilla si se usa IA para tomar decisiones sobre ella?
Sí. La representación legal tiene derecho a conocer los parámetros de los algoritmos que afectan a las condiciones de trabajo (artículo 64.4.d del Estatuto), y cada persona trabajadora tiene que recibir información sobre los sistemas automatizados que se usen para decidir sobre sus condiciones de trabajo (artículo 3.2.k del Real Decreto 723/2026).
¿Qué usos de la IA están prohibidos en el trabajo?
El Reglamento europeo prohíbe, entre otras prácticas, usar sistemas de IA para inferir las emociones de las personas en el lugar de trabajo, salvo por motivos médicos o de seguridad (artículo 5.1.f). Cada empresa puede prohibir además los usos que considere en su política.
Esta plantilla es un modelo orientativo. Adáptala a las herramientas que uses y, si tratas datos personales con ellas, revísala con tu delegado de protección de datos.
Fuentes
Todo lo que esta página afirma sobre la ley sale de estos textos oficiales:
- RGPD (Reglamento (UE) 2016/679, General de Protección de Datos). Principios relativos al tratamiento: finalidad, minimización e integridad y confidencialidad (art. 5.1, letras b, c y f), y contrato de encargo del tratamiento (art. 28.3).
- LOPDGDD (Ley Orgánica 3/2018, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales). Criterios de utilización de los dispositivos digitales con participación de la representación legal (art. 87.3).
- Reglamento (UE) 2024/1689 (Reglamento de Inteligencia Artificial, en la versión consolidada de 27 de julio de 2026). Alfabetización en IA (art. 4), prácticas prohibidas (art. 5.1.f), información a la plantilla sobre sistemas de alto riesgo (art. 26.7) y fechas de aplicación (art. 113).
- Reglamento (UE) 2026/1744 (Ómnibus digital sobre IA, DOUE de 24 de julio de 2026, en vigor desde el 27 de julio de 2026). Nueva redacción del artículo 4 y nuevas fechas de aplicación del Reglamento de IA.
- Estatuto de los Trabajadores (Real Decreto Legislativo 2/2015). Información a la representación legal sobre algoritmos y sistemas de IA (art. 64.4.d).
- Real Decreto 723/2026 (de 9 de septiembre, condiciones laborales transparentes y previsibles, en vigor desde el 5 de octubre de 2026). Información a la persona trabajadora sobre sistemas algorítmicos o automatizados de toma de decisiones (art. 3.2.k).
Recursos relacionados
Una política solo sirve si la plantilla la conoce. Con la comunicación interna de Nucleo360, publicas la noticia, decides quién la recibe según áreas o equipos y la destacas en la pantalla de inicio; y con el gestor documental, cada persona la firma por OTP desde cualquier dispositivo.
Última actualización: octubre de 2026.