Cambiar el registro horario de papel o de una hoja de cálculo a un sistema digital lleva dos semanas. El riesgo no está en el cambio: está en el histórico. Los registros antiguos siguen teniendo que conservarse cuatro años, y en la mayoría de las migraciones se pierden por el camino.
Este playbook está pensado para la empresa que ya cumple —ficha en papel o en Excel— y quiere pasar a digital sin abrir un agujero en el histórico ni quedarse unos días sin registro válido.
Y lo primero es lo que más se olvida: el artículo 34.9 del Estatuto obliga a conservar los registros cuatro años, y esa obligación se refiere a los registros, no al sistema. Migrar no borra el deber de poder aportar el papel o el Excel de los últimos cuatro años si te lo piden.
Semana 1 · Congelar el pasado y preparar el futuro
Día 1 y 2 · Inventario y fecha de corte
- Localiza todo el histórico: carpetas de papel, hojas de cálculo, correos con partes de horas, cuadernos de obra. Todo lo que sea registro de jornada de los últimos cuatro años.
- Fija la fecha de corte. Lo más limpio es el día 1 de un mes: el mes anterior se cierra en el sistema viejo y el nuevo empieza entero en el digital.
- Lista de personas y colectivos tal y como fichan hoy.
Día 3 y 4 · Congelar el histórico
- Digitaliza el papel en PDF, por meses y por centro de trabajo, con un nombre de archivo que se entienda solo: año, mes, centro.
- Exporta las hojas de cálculo a un formato estable y guárdalas en modo de solo lectura. A partir de la fecha de corte, ese archivo no se toca nunca más.
- Dos copias en sitios distintos. Un histórico que vive solo en el ordenador de una persona es un histórico que se va cuando esa persona se va.
- Anota dónde está y quién sabe abrirlo. Parece obvio hasta que llega un requerimiento en agosto.
Día 5 · Configurar el sistema nuevo
- Alta de las personas, con horario teórico y calendario.
- Reglas por colectivo: quién ficha desde dónde y qué pasa con las pausas.
- No cargues el histórico dentro del sistema nuevo. Es tentador y casi siempre mala idea: mezclar datos reconstruidos con datos fichados resta credibilidad a los dos. El histórico se conserva aparte, tal como se generó.
Semana 2 · Arrancar sin solapamiento
Día 6 y 7 · Comunicar
- Aviso a la plantilla con la fecha exacta y qué cambia para cada persona. Tienes una plantilla de comunicación lista.
- Información de protección de datos: qué se registra, para qué y quién accede.
- Responsable de dudas con nombre y apellidos.
Día 8 y 9 · Piloto corto
- Un grupo pequeño ficha en el sistema nuevo dos días, además del registro habitual. Es la única ventana en la que se admite doble registro, y es deliberadamente corta.
- Comprueba que los dos coinciden. Si no coinciden, el problema está en la configuración, no en la gente.
Día 10 · Corte
- El sistema viejo se cierra. No se «deja disponible por si acaso».
- Todo el mundo ficha en el nuevo desde ese día.
- Revisión al final de la primera semana: quién no ha fichado, cuántas correcciones ha habido y por qué.
La regla de oro: nunca dos registros a la vez
Mantener papel y digital «una temporada» es el error que más caro sale. Genera dos verdades distintas para el mismo día, y ante una discrepancia la empresa no tiene forma de saber cuál es la buena. Fuera del piloto de dos días, solo un sistema está vivo.
- No dejes el Excel accesible en la carpeta compartida después del corte.
- No aceptes partes de horas en papel «por esta vez».
- No reconstruyas jornadas pasadas dentro del sistema nuevo.
Qué ganas, en concreto
- El histórico deja de depender de nadie. Cuatro años consultables sin buscar carpetas.
- Las correcciones dejan rastro. Quién, cuándo y por qué, sin borrar el dato original: eso es lo que hace defendible un registro.
- Cada persona ve su propio registro, que es una de las tres puestas a disposición que exige el artículo 34.9.
- Las horas extra se totalizan solas en el periodo de abono, como pide el artículo 35.5.
- Desaparece el trabajo de picar datos a fin de mes, que es donde se producen la mayoría de los errores.
Preguntas frecuentes
¿Hay que guardar el registro horario en papel después de digitalizarlo?
La obligación es conservar el registro cuatro años y poder aportarlo. Una digitalización fiel y bien organizada cumple esa función, y conviene mantener el original mientras no haya certeza de que la copia es completa y legible.
¿Se puede volcar el histórico de Excel al sistema nuevo?
Técnicamente sí, pero no es recomendable: mezcla datos fichados con datos reconstruidos y debilita la credibilidad del conjunto. Es mejor conservar el histórico tal como se generó y empezar el sistema nuevo en una fecha de corte limpia.
¿Cuánto tiempo hay que mantener los dos sistemas a la vez?
Lo mínimo posible. Dos días de piloto con un grupo reducido son suficientes; a partir del corte solo debe existir un registro vivo.
¿Es obligatorio informar a la plantilla del cambio de sistema?
Informar del tratamiento de sus datos personales sí lo es, por el RGPD y la LOPDGDD. Además, si hay representación legal de la plantilla, el modo de organizar el registro se aborda mediante negociación o consulta, según el artículo 34.9.
Fuentes
- Estatuto de los Trabajadores: artículo 34.9 (registro diario, conservación durante cuatro años y puesta a disposición de la plantilla, su representación legal y la Inspección) y artículo 35.5 (totalización de horas extraordinarias en el periodo de abono). BOE-A-2015-11430.
- Real Decreto-ley 8/2019, de aplicación desde el 12 de mayo de 2019. BOE-A-2019-3481.
- LISOS, artículo 7.5: no llevar correctamente el registro es infracción grave, de 751 a 7.500 euros. BOE-A-2000-15060.
- RGPD y LOPDGDD, deber de información y principios aplicables a la conservación de los datos.
Recursos relacionados
En Nucleo360 el histórico queda guardado desde el primer fichaje, cada corrección deja constancia de quién la hizo y por qué, y los registros se exportan cuando hacen falta. No hay nada que instalar: es una aplicación web.
Última actualización: septiembre de 2026.