Tres semanas es tiempo de sobra para poner en marcha el registro horario en una pyme. Lo que suele alargarlo no es la herramienta, sino el orden: decidir tarde quién lo negocia, comunicarlo el mismo día del arranque o descubrir en la semana tres que faltaba la política interna.
Este playbook reparte el trabajo en tres semanas con un objetivo por semana. Está pensado para una empresa de entre 5 y 50 personas, sin departamento de RRHH dedicado.
Regla de partida: la fecha de arranque se fija al final de la semana 1, no al principio. Anunciar una fecha antes de saber a qué colectivos afecta es el origen de la mitad de los retrasos.
Antes de empezar: tres decisiones
- Quién lo organiza y con quién se habla. El artículo 34.9 del Estatuto remite a la negociación colectiva o al acuerdo de empresa para organizar y documentar el registro y, en su defecto, a la decisión del empresario previa consulta con la representación legal de la plantilla. Si tienes delegados de personal o comité, hay que consultarles. Si no los hay, decides tú, pero documentándolo.
- Qué colectivos tienes. Oficina, tiempo parcial, personas en movilidad, turnos, teletrabajo. Cada uno ficha de forma distinta y no verlo a tiempo obliga a rehacer la configuración.
- Qué dice tu convenio. Sobre pausas computables, jornada máxima diaria y horas extraordinarias. El convenio manda por encima de cualquier configuración del sistema.
Semana 1 · Decidir y documentar
Objetivo: salir de la semana con el marco cerrado por escrito
- Inventario de colectivos. Lista de personas agrupadas por cómo trabajan: centro fijo, movilidad, turnos, tiempo parcial, teletrabajo.
- Consulta a la representación legal si existe, o registro de la decisión adoptada si no la hay. Deja constancia de la fecha.
- Lectura del convenio en lo que afecta a jornada, pausas y horas extra. Anota los artículos concretos.
- Elección del sistema. Los criterios eliminatorios son cuatro: registra inicio y fin reales, conserva cuatro años, deja rastro de las correcciones y permite a cada persona ver su propio registro. Si quieres compararlo con método, usa la matriz de decisión.
- Fecha de arranque fijada, con margen de 7 a 10 días desde la comunicación.
Semana 2 · Configurar y comunicar
Objetivo: que todo esté listo y que nadie se entere el día de arranque
- Alta de las personas en el sistema, con su horario teórico y su calendario laboral.
- Reglas de fichaje por colectivo: quién ficha desde el móvil, quién desde el ordenador, qué pasa con las pausas.
- Política interna de registro horario redactada y publicada. Es el documento que exige el punto 8 de la checklist de cumplimiento; tienes una plantilla lista para adaptar.
- Información de protección de datos. Qué se registra, para qué, quién accede y cuánto se conserva. Es una obligación del RGPD y de la LOPDGDD, no un trámite opcional.
- Comunicación a la plantilla, entre 5 y 10 días antes del arranque. Puedes usar la plantilla de comunicación.
- Responsable de dudas designado y avisado. Alguien con nombre, no «RRHH».
Semana 3 · Piloto, arranque y ajuste
Objetivo: arrancar con todo el mundo y cerrar los flecos en caliente
- Piloto de dos o tres días con un grupo pequeño y variado: alguien de oficina, alguien en movilidad, alguien a turnos si los hay.
- Corrección de lo que aparezca en el piloto: horarios mal asignados, pausas mal configuradas, personas sin acceso.
- Arranque general en la fecha anunciada. Ni antes ni después: mover la fecha resta credibilidad al proyecto.
- Acompañamiento la primera semana. Los olvidos de los primeros días son normales; lo que no puede quedar sin resolver es cómo se corrigen.
- Revisión al séptimo día: quién no ha fichado ningún día, qué correcciones se han hecho y por qué motivos. Ahí se ven los problemas reales.
Lo que hace descarrilar una implantación
- Anunciarlo el mismo día que arranca. Sin margen para preguntar, se interpreta como una imposición.
- Presentarlo como una medida de control. El motivo es legal y decirlo así evita la mitad de las quejas.
- Dejar la política interna para después. Se queda sin hacer y es justo lo que se pide en un requerimiento.
- Mantener el sistema antiguo «por si acaso». Dos registros a la vez garantizan dos registros incoherentes.
- Excluir a los mandos. La obligación alcanza a toda la plantilla.
Checklist de cierre
- Todas las personas de la plantilla están dadas de alta y fichan.
- Existe un documento que explica cómo se registra la jornada en la empresa.
- La plantilla ha recibido información sobre el tratamiento de sus datos.
- Está claro y por escrito cómo se corrige un olvido y quién lo autoriza.
- Cada persona puede consultar su propio registro.
- Se sabe cómo se exportará el histórico si lo pide la Inspección.
Preguntas frecuentes
¿Cuánto tarda en implantarse un sistema de registro horario en una pyme?
Con el trabajo ordenado, tres semanas: una para decidir y documentar, una para configurar y comunicar y una para pilotar y arrancar. La parte técnica es la más corta; lo que consume tiempo es la decisión y la comunicación.
¿Hay que negociar el registro horario con los trabajadores?
El artículo 34.9 del Estatuto remite primero a la negociación colectiva o al acuerdo de empresa. Si no hay ninguno de los dos, decide la empresa, pero previa consulta con la representación legal de la plantilla, si existe.
¿Se puede arrancar sin política interna de registro horario?
Técnicamente sí, pero quedaría un incumplimiento abierto: la ley pide que el registro esté organizado y documentado. Redactarla lleva menos tiempo que explicar por qué no existe.
¿Es obligatorio avisar a la plantilla antes de empezar a fichar?
Informar del tratamiento de sus datos personales sí es obligatorio por el RGPD y la LOPDGDD. Avisar con antelación del cambio no lo exige la ley, pero es lo que marca la diferencia entre una implantación aceptada y una conflictiva.
Fuentes
- Estatuto de los Trabajadores, artículo 34.9: registro diario, conservación cuatro años y organización mediante negociación colectiva, acuerdo de empresa o decisión del empresario previa consulta con la representación legal. BOE-A-2015-11430.
- Real Decreto-ley 8/2019, origen de la obligación en su redacción actual, de aplicación desde el 12 de mayo de 2019. BOE-A-2019-3481.
- RGPD y LOPDGDD, deber de información a la plantilla sobre el tratamiento de sus datos.
- El detalle de pausas computables, jornada máxima diaria y horas extraordinarias lo fija el convenio colectivo aplicable, que debe consultarse antes de configurar el sistema.
Recursos relacionados
Las tres semanas de este playbook son de organización, no de instalación. Nucleo360 es una aplicación web: no hay nada que instalar, se ficha desde el ordenador, el móvil o WhatsApp y el histórico queda guardado desde el primer día.
Última actualización: septiembre de 2026.