Desde el 1 de abril de 2023 la persona trabajadora ya no entrega a la empresa copia del parte de baja: es la Seguridad Social quien se lo comunica. A partir de ahí, la empresa tiene tres tareas: transmitir los datos en tres días hábiles, pagar el subsidio que le toque en cada tramo y organizar el trabajo mientras dure la baja.
Este playbook recorre la baja médica por contingencias comunes o profesionales en siete pasos, con la norma de cada uno y con lo que la empresa no puede hacer. Una baja puede durar hasta 365 días, prorrogables por otros 180 cuando se presuma que durante ellos puede darse el alta por curación (artículo 169.1.a de la Ley General de la Seguridad Social).
Los siete pasos
1 · Recibe la comunicación de la baja
El parte lo expide el médico del servicio público de salud que ha reconocido a la persona, o los servicios médicos de la mutua si la causa es un accidente de trabajo o una enfermedad profesional (artículo 2.1 del Real Decreto 625/2014). A la empresa le llegan los datos administrativos, no el diagnóstico: la Seguridad Social se los comunica «como máximo, en el primer día hábil siguiente al de su recepción» (artículo 7.2).
2 · Transmite los datos en tres días hábiles
«Las empresas tienen la obligación de transmitir al Instituto Nacional de la Seguridad Social a través del sistema de Remisión Electrónica de Datos (RED), con carácter inmediato y, en todo caso, en el plazo máximo de tres días hábiles contados a partir de la recepción de la comunicación de la baja médica, los datos que se determinen mediante orden ministerial.»
Artículo 7.2 del Real Decreto 625/2014 · texto consolidado en el BOE
La transmisión no es obligatoria si la persona pertenece a un colectivo respecto del cual la empresa no tiene obligación de incorporarse al sistema RED. Incumplirla puede ser una infracción del artículo 21.4 de la LISOS.
3 · Calcula quién paga cada tramo
| Situación | Desde cuándo hay subsidio | Quién lo paga | Cuantía |
|---|---|---|---|
| Enfermedad común o accidente no laboral | A partir del cuarto día de baja | Del día 4 al 15, la empresa. Después, la entidad gestora o la mutua | 60 % del día 4 al 20 y 75 % desde el día 21 |
| Accidente de trabajo o enfermedad profesional | Desde el día siguiente al de la baja | La empresa paga el salario íntegro del día de la baja. Después, la entidad gestora o la mutua | 75 % |
Las situaciones especiales de incapacidad temporal, como la gestación desde la semana 39 o la donación de órganos, tienen reglas propias en el artículo 173.1 de la Ley General de la Seguridad Social. La empresa colabora en la gestión: paga la prestación a su plantilla a cargo de la entidad gestora o la mutua y se la compensa en la liquidación de las cuotas (artículo 102.2). Y durante la baja sigue cotizando: «la obligación de cotizar continuará en la situación de incapacidad temporal, cualquiera que sea su causa» (artículo 144.4).
«[…] será, durante el periodo comprendido entre el cuarto día a partir del de la baja en el trabajo ocasionada por la enfermedad o el accidente y hasta el veinteavo día, inclusive, de permanencia en tal situación, de un subsidio equivalente al sesenta por ciento de la base reguladora correspondiente.»
Artículo único del Real Decreto 53/1980 · texto en el BOE
«[…] consistirá en un subsidio equivalente al setenta y cinco por ciento de la base de cotización del trabajador en la fecha en que se declare iniciada legalmente la incapacidad.»
Artículo segundo.Uno del Decreto 3158/1966 · texto en el BOE
El cálculo de la base lo hace tu asesoría o la mutua. Tu convenio colectivo puede mejorar la prestación.
4 · Organiza el trabajo y las vacaciones
La baja suspende el contrato: «la suspensión exonera de las obligaciones recíprocas de trabajar y remunerar el trabajo» (artículo 45.2 del Estatuto). Si la baja coincide con las vacaciones y le impide disfrutarlas durante el año, la persona «podrá hacerlo una vez finalice su incapacidad y siempre que no hayan transcurrido más de dieciocho meses a partir del final del año en que se hayan originado» (artículo 38.3).
5 · Controla, sin invadir
«El empresario podrá verificar el estado de salud del trabajador que sea alegado por este para justificar sus faltas de asistencia al trabajo, mediante reconocimiento a cargo de personal médico. La negativa del trabajador a dichos reconocimientos podrá determinar la suspensión de los derechos económicos que pudieran existir a cargo del empresario por dichas situaciones.»
Artículo 20.4 del Estatuto de los Trabajadores · texto consolidado en el BOE
Los datos de salud son una categoría especial de datos personales, con un régimen reforzado (artículo 9 del RGPD): no hace falta pedir el diagnóstico, y los partes los comunica la Seguridad Social con datos administrativos. El alta tampoco la da la empresa: el Instituto Nacional de la Seguridad Social, a través de su inspección médica, puede emitir un alta médica a todos los efectos (artículo 170.1 de la Ley General de la Seguridad Social).
6 · Qué no puedes hacer
- Despedir por las faltas de asistencia debidas a la baja: la letra d del artículo 52 del Estatuto, que permitía el despido objetivo por faltas de asistencia, está derogada.
- Discriminar por enfermedad. «Nadie podrá ser discriminado por razón de […] enfermedad o condición de salud» (artículo 2.1 de la Ley 15/2022), y los actos que causen discriminación son nulos de pleno derecho (artículo 26).
- Despedir por un motivo discriminatorio: «será nulo el despido que tenga por móvil alguna de las causas de discriminación prohibidas en la Constitución Española o en la ley» (artículo 55.5 del Estatuto).
Antes de tomar cualquier decisión sobre una persona de baja, consulta a tu asesoría.
7 · Gestiona el alta y la reincorporación
El alta médica extingue la incapacidad temporal con efectos laborales del día siguiente al de su emisión y determina la obligación de reincorporarse el mismo día en que se produzcan sus efectos (artículo 5.1 del Real Decreto 625/2014). Al cesar la suspensión, la persona tiene derecho a la reincorporación a su puesto reservado (artículo 48.1 del Estatuto).
Si la baja termina con una declaración de gran incapacidad o de incapacidad permanente absoluta o total, el contrato no se extingue sin más: solo cuando no sea posible realizar los ajustes razonables por constituir una carga excesiva, no exista un puesto vacante y disponible compatible con la nueva situación o la persona rechace el cambio de puesto adecuadamente propuesto (artículo 49.1.n del Estatuto). La persona dispone de diez días naturales desde la notificación de la resolución para manifestar por escrito su voluntad de mantener la relación laboral, y la empresa de un máximo de tres meses para realizar los ajustes o el cambio de puesto.
Preguntas frecuentes
¿Tiene que entregar el trabajador el parte de baja a la empresa?
No. Desde el 1 de abril de 2023, el médico entrega la copia del parte a la persona trabajadora y es el Instituto Nacional de la Seguridad Social quien comunica a la empresa los datos administrativos de los partes de baja, confirmación y alta (artículo 7 del Real Decreto 625/2014).
¿Quién paga la baja médica, la empresa o la Seguridad Social?
En enfermedad común o accidente no laboral, el subsidio se abona desde el cuarto día y, del cuarto al decimoquinto, está a cargo de la empresa; después, de la entidad gestora o la mutua. En accidente de trabajo o enfermedad profesional, el subsidio se abona desde el día siguiente al de la baja y la empresa paga el salario íntegro del día de la baja (artículo 173.1 de la Ley General de la Seguridad Social).
¿Cuántos días tiene la empresa para comunicar una baja?
Tiene que transmitir los datos a la Seguridad Social por el sistema RED con carácter inmediato y, en todo caso, en tres días hábiles desde que recibe la comunicación de la baja (artículo 7.2 del Real Decreto 625/2014), salvo los colectivos respecto de los que la empresa no tenga obligación de incorporarse al sistema RED.
¿Se puede despedir a un trabajador que está de baja?
No por las faltas de asistencia debidas a la baja: la letra d del artículo 52 del Estatuto está derogada. Y es nulo el despido por un motivo discriminatorio (artículo 55.5 del Estatuto y artículos 2.1 y 26 de la Ley 15/2022). Antes de cualquier decisión, consulta a tu asesoría.
¿Qué pasa con las vacaciones si coinciden con una baja?
Si la baja le impide disfrutarlas durante el año, la persona puede hacerlo cuando termine su incapacidad, siempre que no hayan pasado más de dieciocho meses desde el final del año en que se generaron (artículo 38.3 del Estatuto). En las bajas por embarazo, parto o lactancia, puede disfrutarlas aunque haya terminado el año natural.
Este playbook recoge la normativa estatal vigente a 13 de octubre de 2026. El convenio colectivo puede mejorar la prestación y fijar otros trámites. Si se aprueba alguna reforma de la incapacidad temporal, conviene revisarlo. No sustituye al criterio de tu asesoría laboral.
Fuentes
Todo lo que esta página afirma sobre la ley sale de estos textos oficiales:
- Ley General de la Seguridad Social (Real Decreto Legislativo 8/2015). Colaboración de las empresas en el pago de las prestaciones (art. 102.2), cotización durante la baja (art. 144.4), situaciones y duración de la incapacidad temporal (art. 169.1.a), competencias del INSS para dar el alta (art. 170.1) y subsidio: nacimiento y quién lo paga (art. 173.1).
- Real Decreto 625/2014 (de 18 de julio, por el que se regulan determinados aspectos de la gestión y control de los procesos por incapacidad temporal en los primeros trescientos sesenta y cinco días de su duración). Expedición de los partes (art. 2.1), alta médica (art. 5.1), comunicación a la empresa y transmisión de datos en tres días hábiles (art. 7).
- Real Decreto 53/1980 (de 11 de enero, por el que se modifica el artículo segundo del Reglamento General que determina la cuantía de las prestaciones económicas del Régimen General de la Seguridad Social, respecto a la prestación de incapacidad laboral transitoria). Subsidio del sesenta por ciento de la base reguladora entre el cuarto y el vigésimo día en enfermedad común y accidente no laboral.
- Decreto 3158/1966 (de 23 de diciembre, por el que se aprueba el Reglamento General que determina la cuantía de las prestaciones económicas del Régimen General de la Seguridad Social y condiciones para el derecho a las mismas). Subsidio del setenta y cinco por ciento (art. 2).
- Estatuto de los Trabajadores (Real Decreto Legislativo 2/2015). Verificación del estado de salud (art. 20.4), vacaciones e incapacidad temporal (art. 38.3), suspensión del contrato (art. 45), reincorporación (art. 48.1), extinción por incapacidad permanente (art. 49.1.n), despido por faltas de asistencia derogado (art. 52.d) y despido nulo (art. 55.5).
- Ley 15/2022 (integral para la igualdad de trato y la no discriminación). Enfermedad o condición de salud como motivo de discriminación (art. 2.1) y nulidad de los actos discriminatorios (art. 26).
- RGPD (Reglamento (UE) 2016/679, General de Protección de Datos). Categorías especiales de datos personales (art. 9).
- LISOS (Real Decreto Legislativo 5/2000, texto refundido de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social). Infracción por incumplir la obligación de transmitir los datos de la baja (art. 21.4, citado en el art. 7.2 del Real Decreto 625/2014).
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Última actualización: octubre de 2026.