El registro de jornada que exige la ley dice cuándo empieza y termina cada jornada; la imputación por proyecto dice en qué se ha ido ese tiempo. El primero es obligatorio; la segunda es una herramienta de gestión que, bien hecha, permite saber qué proyectos ganan dinero y cuáles no.
Esta guía explica cómo montar la imputación de horas por proyecto en una pyme, qué indicadores sacar de ella, cómo calcular el coste de cada hora y qué tener en cuenta con la plantilla y su representación.
Registro de jornada e imputación por proyecto: no son lo mismo
| Registro de jornada | Imputación por proyecto | |
|---|---|---|
| Qué recoge | El horario concreto de inicio y fin de cada jornada | Las horas dedicadas a cada proyecto, cliente o tarea |
| ¿Es obligatorio? | Sí, en todas las empresas (artículo 34.9 del Estatuto) | No: lo decide cada empresa |
| Conservación | Cuatro años (artículo 34.9) | El tiempo necesario para su finalidad (artículo 5.1.e del RGPD) |
| Para qué sirve | Acreditar la jornada y controlar los límites de tiempo de trabajo | Presupuestos, rentabilidad, facturación y planificación |
«La empresa garantizará el registro diario de jornada, que deberá incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada persona trabajadora, sin perjuicio de la flexibilidad horaria que se establece en este artículo.»
Artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores · texto consolidado en el BOE
Una cosa no sustituye a la otra: un reparto de ocho horas entre proyectos no acredita a qué hora empezó y terminó la jornada.
Cómo montarla, en cinco pasos
1 · Define los proyectos y las categorías
Una lista corta y estable, con un código por proyecto y una categoría para el trabajo interno o no facturable. Si hay demasiadas opciones, nadie imputa bien.
2 · Decide el nivel de detalle
Tramos de 15 o 30 minutos son una buena referencia para una pyme. Más detalle suele costar más de lo que aporta.
3 · Hazlo fácil y frecuente
Mejor imputar cada día, o como mucho al final de la semana: cuanto más tiempo pasa, menos fiable es la memoria.
4 · Compara lo estimado con lo real
Cada proyecto empieza con unas horas presupuestadas; la imputación dice cuántas se han gastado de verdad.
5 · Revísalo cada mes
Con el equipo y con números: qué proyectos se desvían, por qué y cómo ajustar los presupuestos siguientes.
Los indicadores que importan
| Indicador | Cómo se calcula | Para qué sirve |
|---|---|---|
| Desviación de horas | (Horas reales − horas estimadas) ÷ horas estimadas | Saber si los presupuestos son realistas |
| Porcentaje de horas facturables | Horas facturables ÷ horas totales imputadas | Ver cuánto tiempo se va en trabajo interno |
| Coste del proyecto | Horas imputadas × coste por hora de cada persona | Conocer el coste real de cada proyecto |
| Margen del proyecto | Ingresos − coste del proyecto | Decidir qué proyectos y clientes compensan |
Cuánto cuesta una hora de trabajo
El coste por hora es el coste anual de la persona para la empresa, salario bruto más cotizaciones, dividido entre las horas efectivas que trabaja al año. Por ejemplo, con un coste anual de 33.037,50 euros, el del ejemplo de la guía Cuánto cuesta un trabajador a la empresa en 2026, y 1.600 horas efectivas al año, cada hora cuesta 20,65 euros. Las horas efectivas reales de cada persona salen de su registro de jornada.
Con la plantilla y su representación
- Informe previo de la representación legal. Si la imputación se implanta como sistema de control del trabajo o estudio de tiempos, el comité de empresa o los delegados de personal tienen derecho a emitir informe antes de que se ponga en marcha (artículos 64.5.f y 62.2 del Estatuto).
- Control con respeto. Las medidas de control tienen que guardar la consideración debida a la dignidad de las personas (artículo 20.3 del Estatuto).
- Datos personales. Hay que informar a cada persona de para qué se usan sus imputaciones (artículo 13 del RGPD) y recoger solo los datos necesarios (artículo 5.1.c).
Preguntas frecuentes
¿Es obligatorio registrar las horas por proyecto?
No. Lo obligatorio es el registro diario de jornada, con el horario concreto de inicio y fin (artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores). Imputar horas a proyectos es una decisión de gestión de cada empresa.
¿El registro de horas por proyecto sirve como registro de jornada?
Solo si incluye el horario concreto de inicio y finalización de cada jornada, que es lo que exige el artículo 34.9 del Estatuto. Un reparto de horas por proyecto sin esas horas no lo sustituye.
¿Cómo se calcula el coste por hora de un trabajador?
Dividiendo su coste anual para la empresa, salario bruto más cotizaciones, entre las horas efectivas que trabaja al año. Por ejemplo, 33.037,50 euros entre 1.600 horas dan 20,65 euros por hora.
¿Hay que informar a los representantes de los trabajadores?
Si la imputación se implanta como sistema de control del trabajo o estudio de tiempos, el comité de empresa o los delegados de personal tienen derecho a emitir informe antes de que se ponga en marcha (artículos 64.5.f y 62.2 del Estatuto de los Trabajadores).
¿Cada cuánto conviene imputar las horas?
A diario, o como mucho al final de la semana: cuanto más tiempo pasa, menos fiable es la memoria. En una pyme, tramos de 15 o 30 minutos son una buena referencia.
Esta guía recoge buenas prácticas de gestión y las normas citadas en cada punto. El convenio colectivo y los acuerdos con la representación legal pueden regular cómo se implanta un sistema de control del trabajo.
Fuentes
Las referencias legales de esta página salen de estos textos oficiales:
- Estatuto de los Trabajadores (Real Decreto Legislativo 2/2015). Registro diario de jornada y su conservación durante cuatro años (art. 34.9), vigilancia y control con respeto a la dignidad (art. 20.3), informe previo de la representación sobre sistemas de control del trabajo y estudios de tiempos (art. 64.5.f) y competencias de los delegados de personal (art. 62.2).
- RGPD (Reglamento (UE) 2016/679, General de Protección de Datos). Minimización de datos y limitación del plazo de conservación (art. 5.1, letras c y e) e información al recoger los datos (art. 13).
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Última actualización: octubre de 2026.