La formación obligatoria de verdad casi toda viene de la prevención de riesgos laborales, y se da al contratar, al cambiar de funciones y al cambiar los equipos. El resto depende de la actividad: alimentación, conducción profesional, construcción o uso de determinados equipos.
Esta guía separa lo que una empresa tiene que formar por obligación legal, con la norma de cada caso, de lo que se repite a menudo sin que ninguna norma lo exija. Y, al final, una advertencia que vale para todo: el convenio colectivo puede añadir formación propia.
La obligación general: prevención de riesgos
«En cumplimiento del deber de protección, el empresario deberá garantizar que cada trabajador reciba una formación teórica y práctica, suficiente y adecuada, en materia preventiva, tanto en el momento de su contratación, cualquiera que sea la modalidad o duración de ésta, como cuando se produzcan cambios en las funciones que desempeñe o se introduzcan nuevas tecnologías o cambios en los equipos de trabajo.
La formación deberá estar centrada específicamente en el puesto de trabajo o función de cada trabajador, adaptarse a la evolución de los riesgos y a la aparición de otros nuevos y repetirse periódicamente, si fuera necesario.»
Artículo 19.1 de la Ley 31/1995, de Prevención de Riesgos Laborales · texto consolidado en el BOE
Dos cosas que se preguntan siempre, y que resuelve el apartado siguiente:
«La formación a que se refiere el apartado anterior deberá impartirse, siempre que sea posible, dentro de la jornada de trabajo o, en su defecto, en otras horas pero con el descuento en aquélla del tiempo invertido en la misma. La formación se podrá impartir por la empresa mediante medios propios o concertándola con servicios ajenos, y su coste no recaerá en ningún caso sobre los trabajadores.»
Artículo 19.2 de la Ley de Prevención de Riesgos Laborales · texto consolidado en el BOE
Es decir: en la práctica siempre cuenta como tiempo de trabajo, y la paga la empresa. La ley no fija cada cuántos años hay que reciclarla: dice «si fuera necesario», y lo que la dispara son los cambios de funciones, de tecnología o de equipos. Los plazos fijos que se oyen vienen de convenios o del criterio del servicio de prevención.
La tabla: qué formación y quién está obligado
| Formación | Quién está obligado | Cuándo | Norma |
|---|---|---|---|
| Prevención de riesgos del puesto, teórica y práctica | Todas las empresas, para cada persona | Al contratar, al cambiar de funciones y al introducir nuevas tecnologías o cambiar los equipos | Art. 19.1 de la Ley de Prevención de Riesgos Laborales |
| Personal de emergencias: primeros auxilios, incendios y evacuación | Todas las empresas, para el personal que designen | Antes de asumir la función | Art. 20 de la misma ley |
| Adaptación a cambios del puesto | Todas las empresas | Cuando se produce el cambio; es tiempo de trabajo efectivo y corre a cargo de la empresa | Art. 23.1.d del Estatuto de los Trabajadores |
| Pantallas de visualización | Empresas con puestos de pantalla, es decir, casi cualquier oficina | Antes de empezar ese trabajo y cada vez que el puesto se modifique de manera apreciable | Art. 5.3 del Real Decreto 488/1997 |
| Equipos de protección individual | Empresas que los facilitan | Antes de usarlos, con entrenamiento cuando proceda | Art. 8.3 del Real Decreto 773/1997 |
| Equipos de trabajo con riesgo específico y su mantenimiento o reparación | Empresas con esos equipos | Antes de usarlos | Art. 5.4 del Real Decreto 1215/1997 |
| Nivel básico en prevención, de 30 horas, o 50 en las actividades del anexo I, salvo que ya se acredite una formación profesional o académica equivalente o una experiencia de al menos dos años en funciones similares | Quien asume personalmente la prevención y las personas designadas | Antes de ejercer esas funciones | Arts. 11, 13 y 35.2.a del Real Decreto 39/1997 |
| Higiene alimentaria | Operadores de empresa alimentaria, en cualquier fase | Según su actividad laboral; sin periodicidad fijada | Anexo II, capítulo XII, del Reglamento (CE) n.º 852/2004 |
| Formación continua de conductores profesionales | Empresas con conductores que necesiten los permisos C o D y sus variantes | 35 horas cada cinco años | Art. 7.2 del Real Decreto 284/2021 |
| Formación preventiva acreditada en obra, con un sistema de acreditación único para todo el sector | Empresas que prestan servicios en obras de construcción | Antes de prestar servicios en la obra | Art. 10 de la Ley 32/2006 |
| Módulos sobre derechos de las personas LGTBI, para toda la plantilla, incluidos mandos y dirección | Empresas de más de cincuenta personas trabajadoras | Como contenido mínimo de las medidas planificadas | Art. 8.3 y anexo I, apartado cuarto, del Real Decreto 1026/2024 |
| Formación contra las violencias sexuales, que hay que ofrecer a todo el personal | Todas las empresas, sin umbral de plantilla | Sin periodicidad fijada | Art. 12.2 de la Ley Orgánica 10/2022 |
Dos casos que conviene mirar de cerca
Manipulación de alimentos: ya no hay carné
«Los operadores de empresa alimentaria deberán garantizar:
1) La supervisión y la instrucción o formación de los manipuladores de productos alimenticios en cuestiones de higiene alimentaria, de acuerdo con su actividad laboral.
2) Que quienes tengan a su cargo el desarrollo y mantenimiento del procedimiento mencionado en el apartado 1 del artículo 5 del presente Reglamento o la aplicación de las guías pertinentes hayan recibido una formación adecuada en lo tocante a la aplicación de los principios del APPCC. […]»
Anexo II, capítulo XII, del Reglamento (CE) n.º 852/2004 · versión consolidada en EUR-Lex
El carné de manipulador lo regulaba el Real Decreto 2505/1983, derogado por el Real Decreto 202/2000, que a su vez quedó derogado por el Real Decreto 109/2010. Hoy la responsabilidad de formar es de la propia empresa alimentaria, que tiene que poder acreditarlo en un control oficial.
Medidas LGTBI: aquí sí hay que formar
«Las empresas integrarán en sus planes de formación módulos específicos sobre los derechos de las personas LGTBI en el ámbito laboral, con especial incidencia en la igualdad de trato y oportunidades y en la no discriminación. La formación irá dirigida a toda la plantilla, incluyendo a los mandos intermedios, puestos directivos y personas trabajadoras con responsabilidad en la dirección de personal y recursos humanos.»
Anexo I, apartado cuarto, del Real Decreto 1026/2024 · texto consolidado en el BOE
Se aplica a las empresas de más de cincuenta personas trabajadoras (artículo 2.1); en las de cincuenta o menos, negociar estas medidas es voluntario (artículo 2.2).
Lo que se cree obligatorio y no lo es
| Lo que se dice | Lo que dice la norma |
|---|---|
| «La empresa tiene que dar veinte horas de formación al año» | Es un derecho de la persona trabajadora a un permiso retribuido de veinte horas anuales de formación vinculada a la actividad de la empresa, con al menos un año de antigüedad y acumulable hasta cinco años. Y el propio artículo excluye de ese permiso «la formación que deba obligatoriamente impartir la empresa a su cargo conforme a lo previsto en otras leyes» (artículo 23.3 del Estatuto) |
| «La formación en prevención se recicla cada dos o tres años» | La ley no fija plazo: dice que se repita «periódicamente, si fuera necesario», y lo que la dispara son los cambios de funciones, tecnología o equipos (artículo 19.1). El plazo fijo puede venir del convenio o del servicio de prevención |
| «Hace falta el carné de manipulador de alimentos» | El carné lo regulaba el Real Decreto 2505/1983, derogado por el Real Decreto 202/2000, y este por el Real Decreto 109/2010. La obligación es que la empresa garantice la formación y pueda acreditarla |
| «El protocolo de acoso obliga a formar a toda la plantilla» | La Ley Orgánica 3/2007 dice que «se podrán establecer medidas […] o acciones de formación» (artículo 48.1): es negociable. Lo que sí es obligatorio es ofrecer formación contra las violencias sexuales a todo el personal y formar e informar a las trabajadoras sobre ese riesgo (artículo 12.2 de la Ley Orgánica 10/2022) |
| «Tener plan de igualdad obliga a formar en igualdad» | La formación es una de las materias que el diagnóstico del plan tiene que analizar (artículo 46.2.c de la Ley Orgánica 3/2007), no una acción formativa obligatoria |
| «El Reglamento europeo de IA obliga a formar en inteligencia artificial» | Obliga a adoptar medidas para apoyar la promoción de la alfabetización en IA del personal que la usa, y añade que «esta obligación no exige que los proveedores o los responsables del despliegue garanticen un nivel específico de alfabetización en materia de IA de ninguna persona en particular» (artículo 4.1) |
Y por encima de todo esto, el convenio colectivo. Muchos convenios sectoriales añaden formación obligatoria propia, con sus horas y su periodicidad: es el caso de la construcción, pero también del metal, la limpieza o la seguridad privada. Antes de dar por cerrada la lista de tu empresa, revisa tu convenio. Y ten en cuenta que algunas comunidades autónomas añaden exigencias, sobre todo en higiene alimentaria.
Cómo organizarlo
- Una ficha por puesto con la formación que exige: prevención, equipos, pantallas y la que añada el convenio.
- Un calendario con lo que tiene periodicidad, como las 35 horas cada cinco años de los conductores.
- Constancia de la entrega: fecha, contenido, duración y firma. Es lo que se pide en una inspección.
- Revisión al cambiar algo: cada vez que alguien cambia de funciones o entra un equipo nuevo, toca formación.
Preguntas frecuentes
¿Qué formación es obligatoria por ley en una empresa?
La de prevención de riesgos laborales para cada persona, al contratarla y cuando cambian sus funciones, la tecnología o los equipos (artículo 19.1 de la Ley de Prevención de Riesgos Laborales), la del personal designado para emergencias (artículo 20) y la de adaptación a los cambios del puesto (artículo 23.1.d del Estatuto). A eso se suma la que exija la actividad: pantallas, equipos de protección, higiene alimentaria, conducción profesional o trabajo en obras de construcción.
¿La formación obligatoria se da dentro de la jornada y quién la paga?
Se imparte dentro de la jornada siempre que sea posible y, si no, descontando de la jornada el tiempo invertido. La paga la empresa: su coste «no recaerá en ningún caso sobre los trabajadores» (artículo 19.2 de la Ley de Prevención de Riesgos Laborales).
¿Cada cuánto hay que reciclar la formación en prevención de riesgos?
La ley no fija un plazo. Dice que la formación debe adaptarse a la evolución de los riesgos y «repetirse periódicamente, si fuera necesario» (artículo 19.1). Lo que obliga a repetirla son los cambios de funciones, las nuevas tecnologías y los cambios en los equipos de trabajo; el convenio colectivo o el servicio de prevención pueden fijar plazos concretos.
¿Sigue existiendo el carné de manipulador de alimentos?
No. El carné lo regulaba el Real Decreto 2505/1983, derogado por el Real Decreto 202/2000, y este por el Real Decreto 109/2010. Lo que exige el Reglamento (CE) n.º 852/2004 es que el operador de empresa alimentaria garantice la supervisión y la formación de sus manipuladores en higiene alimentaria, y pueda acreditarlo.
¿Las veinte horas anuales de formación son obligatorias para la empresa?
No son una formación que la empresa deba impartir: son un permiso retribuido de veinte horas anuales al que tiene derecho quien lleva al menos un año en la empresa, acumulable hasta cinco años, y que no incluye la formación que la empresa ya está obligada a dar por otras leyes (artículo 23.3 del Estatuto de los Trabajadores).
Esta guía recoge las obligaciones estatales y europeas generales a 13 de octubre de 2026. El convenio colectivo aplicable y la normativa autonómica pueden añadir otras formaciones obligatorias. No sustituye al criterio de tu asesoría ni de tu servicio de prevención.
Fuentes
Todo lo que esta página afirma sobre la ley sale de estos textos oficiales:
- Ley 31/1995 (de 8 de noviembre, de Prevención de Riesgos Laborales). Formación de los trabajadores, su momento, la jornada y el coste (art. 19) y personal designado para las medidas de emergencia (art. 20).
- Estatuto de los Trabajadores (Real Decreto Legislativo 2/2015). Formación para la adaptación a las modificaciones del puesto (art. 23.1.d) y permiso retribuido de veinte horas anuales (art. 23.3).
- Real Decreto 39/1997 (de 17 de enero, por el que se aprueba el Reglamento de los Servicios de Prevención). Asunción de la prevención por el empresario y trabajadores designados (arts. 11 y 13) y formación de nivel básico de 30 o 50 horas (art. 35.2.a).
- Real Decreto 488/1997 (de 14 de abril, sobre disposiciones mínimas de seguridad y salud relativas al trabajo con equipos que incluyen pantallas de visualización). Formación sobre el uso de equipos con pantallas de visualización (art. 5.3).
- Real Decreto 773/1997 (de 30 de mayo, sobre disposiciones mínimas de seguridad y salud relativas a la utilización por los trabajadores de equipos de protección individual). Formación y entrenamiento para el uso de los equipos de protección individual (art. 8.3).
- Real Decreto 1215/1997 (de 18 de julio, por el que se establecen las disposiciones mínimas de seguridad y salud para la utilización por los trabajadores de los equipos de trabajo). Formación sobre los equipos de trabajo y formación específica para los de riesgo especial (art. 5).
- Reglamento (CE) n.º 852/2004 (del Parlamento Europeo y del Consejo, relativo a la higiene de los productos alimenticios, versión consolidada). Formación de los manipuladores de alimentos y en los principios del APPCC (anexo II, capítulo XII).
- Real Decreto 2505/1983 (de 4 de agosto, por el que se aprueba el Reglamento de Manipuladores de Alimentos, que creó el carné de manipulador). Reglamento que creó el carné de manipulador de alimentos.
- Real Decreto 202/2000 (de 11 de febrero, por el que se establecen las normas relativas a los manipuladores de alimentos, que derogó el Reglamento de 1983). Derogación del Reglamento de 1983 y del carné (disposición derogatoria única).
- Real Decreto 109/2010 (de 5 de febrero, por el que se modifican diversos reales decretos en materia sanitaria, que derogó las normas sobre manipuladores de alimentos). Derogación de las normas sobre manipuladores de alimentos (disposición derogatoria única).
- Real Decreto 284/2021 (de 20 de abril, por el que se regula la cualificación inicial y la formación continua de los conductores de determinados vehículos destinados al transporte por carretera). Formación continua de los conductores profesionales: 35 horas cada cinco años (art. 7).
- Ley 32/2006 (de 18 de octubre, reguladora de la subcontratación en el Sector de la Construcción). Formación preventiva de quienes prestan servicios en obras y su acreditación sectorial (art. 10).
- Real Decreto 1026/2024 (de 8 de octubre, por el que se desarrolla el conjunto planificado de las medidas para la igualdad real y efectiva de las personas LGTBI). Contenido mínimo de las medidas planificadas (art. 8.3), ámbito de aplicación (art. 2) y módulos de formación sobre derechos de las personas LGTBI (anexo I, apartado cuarto).
- Ley Orgánica 10/2022 (de 6 de septiembre, de garantía integral de la libertad sexual). Prevención y sensibilización en el ámbito laboral y oferta de formación contra las violencias sexuales (art. 12).
- Ley Orgánica 3/2007 (para la igualdad efectiva de mujeres y hombres). Medidas negociables frente al acoso (art. 48.1) y materias del diagnóstico del plan de igualdad (art. 46.2.c).
- Reglamento (UE) 2024/1689 (Reglamento de Inteligencia Artificial, en la versión consolidada de 27 de julio de 2026). Alfabetización en materia de inteligencia artificial (art. 4.1).
Recursos relacionados
De cada formación hay que poder acreditar quién la recibió y cuándo. Con el gestor documental de Nucleo360, los certificados y los recibí se firman por OTP desde cualquier dispositivo y quedan guardados con el registro de cada acción.
Última actualización: octubre de 2026.