La cuota por persona y mes es la parte pequeña y fácil de comparar; el resto de la factura casi nunca está en la primera página. Esta guía ordena todo lo que hay que sumar antes de decidir, y qué preguntar para que no aparezca después.
Sirve para cualquier proveedor, incluido Nucleo360. Al final están nuestros planes tal y como aparecen publicados, para que puedas hacer la misma cuenta con ellos que con cualquier otro.
Cómo se cobra un software de recursos humanos
| Modelo | Cómo funciona | A qué prestar atención |
|---|---|---|
| Por persona y mes | Lo más habitual. Se multiplica por la plantilla y por doce | Si cuenta personas dadas de alta o personas activas ese mes; con rotación alta o campaña de verano, la diferencia es grande |
| Por módulos | Una base y suplementos por cada función | Qué entra en la base. Un precio de entrada bajo con cuatro módulos obligatorios no es un precio de entrada bajo |
| Por tramos de plantilla | Un precio fijo por horquilla de personas | Qué pasa al cruzar el tramo: hay saltos que duplican la cuota por contratar a una persona más |
| Cuota anual con permanencia | Se paga el año entero por adelantado | Cuánto dura el compromiso y qué ocurre si quieres salir antes |
Lo que no sale en el precio
Aquí es donde dos ofertas que parecían iguales dejan de serlo.
| Concepto | Por qué aparece |
|---|---|
| Implantación o alta | Un pago único por configurar la empresa, los centros y los turnos. Puede ir de nada a varios miles |
| Migración de datos | Pasar el histórico de fichajes, vacaciones y documentos. Casi nunca está incluido |
| Formación | Horas de sesión para quien lo va a administrar y, a veces, para la plantilla |
| Integración con la nómina | El conector con la asesoría o con el programa de nóminas. Suele ser el concepto más caro y el que más tarde aparece |
| Dispositivos de fichaje | Terminales, lectores o tabletas, si no se ficha desde el móvil |
| Soporte | Si el soporte por teléfono o con una persona asignada va aparte |
| Salir | Qué cuesta llevarse los datos y en qué formato salen. Esto hay que preguntarlo antes de entrar, no después |
La única comparación que vale: el coste a tres años
Compara el total, no la cuota. La cuenta es esta, y se hace igual para todos los proveedores:
Coste total de tres años
- Cuota por persona y mes × número de personas × 36
- + implantación o alta
- + migración del histórico
- + formación
- + integración con la nómina
- + dispositivos, si hacen falta
- + soporte, si va aparte
- + el crecimiento previsto de plantilla, aplicado al año en que lo esperas
Tres años es el plazo razonable: por debajo, la implantación distorsiona la comparación; por encima, nadie acierta con la plantilla.
Lo que tiene que incluir sí o sí
Por debajo del precio hay un suelo que no es negociable, porque lo marca la ley y la responsabilidad sigue siendo de la empresa aunque el programa sea de otro.
«La empresa conservará los registros a que se refiere este precepto durante cuatro años y permanecerán a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.»
Artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores · texto consolidado en el BOE
- Que el registro de jornada se pueda conservar cuatro años y sacarse cuando lo pidan. Si el histórico se borra al cambiar de plan o solo se puede consultar por pantalla, el problema es de la empresa, no del proveedor.
- Que haya contrato de encargo del tratamiento. El proveedor trata datos de tu plantilla por cuenta tuya, y eso exige un contrato que fije el objeto, la duración, la naturaleza y la finalidad del tratamiento, el tipo de datos y las obligaciones de cada parte (artículo 28.3 del Reglamento General de Protección de Datos). También que no pueda subcontratar a otro sin tu autorización previa por escrito (artículo 28.2).
- Que lo que la ley te exija esté cubierto. Si tu empresa tiene cincuenta personas o más, o está en uno de los sectores regulados, necesita canal interno de información (artículo 10 de la Ley 2/2023).
Lo que arriesgas si el registro no está. Incumplir en materia de registro de jornada es infracción grave (artículo 7.5 de la LISOS) y la multa va de 751 a 7.500 euros según el grado (artículo 40.1.b). Es un buen punto de referencia para decidir cuánto merece la pena gastar en tenerlo bien.
Diez preguntas antes de firmar
- ¿La cuota cuenta personas de alta o personas activas ese mes?
- ¿Qué entra en el plan base y qué va aparte?
- ¿Hay coste de implantación? ¿Y de migrar el histórico?
- ¿La integración con mi programa de nóminas existe ya o hay que desarrollarla?
- ¿Cuántos años se conserva el registro de jornada y cómo se exporta?
- ¿Qué formato tiene la exportación si un día me voy?
- ¿El soporte está incluido y en qué horario?
- ¿Hay permanencia? ¿Qué pasa si bajo de plantilla?
- ¿Dónde se alojan los datos y quién más puede tratarlos?
- ¿Qué ocurre con el precio al renovar?
Lo que cuesta Nucleo360
Para que puedas hacer la misma cuenta, estos son nuestros planes tal y como están publicados.
| Plan | Precio | Qué incluye |
|---|---|---|
| Plus | Desde 2 € al mes por usuario | Todas las funciones de Lite más gestor documental y firma digital, gestión de proyectos, control de inventario, canal de denuncias, soporte personalizado y asesoría |
| Lite | Desde 1 € al mes por usuario | Registro horario, módulo de vacaciones y fichajes a través de WhatsApp |
| Basic | Gratis | Registro horario digital para cumplir con la normativa |
Precios publicados en nucleo360.com/precios. Conviene comprobarlos ahí antes de hacer números.
Preguntas frecuentes
¿Cuánto cuesta un software de recursos humanos para una pyme?
Lo habitual es un precio por persona y mes que en el mercado español suele moverse en pocos euros, pero la cuota es solo una parte: hay que sumarle la implantación, la migración del histórico, la formación, la integración con la nómina y el soporte si va aparte. La única comparación útil es el coste total de tres años, no la cuota mensual.
¿Qué conceptos se pagan aparte y casi nunca aparecen en el precio?
La implantación o alta, la migración de los datos que ya tienes, la formación de quien lo va a administrar, el conector con el programa de nóminas o con la asesoría, los dispositivos de fichaje si no se ficha desde el móvil, el soporte con persona asignada y, a veces, la exportación de los datos el día que decides cambiar de proveedor.
¿Qué tiene que cumplir un software de registro horario?
Como mínimo, permitir conservar los registros cuatro años y ponerlos a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo, que es lo que exige el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores. La obligación es de la empresa aunque el programa sea de un tercero, y su incumplimiento es infracción grave con multa de 751 a 7.500 euros.
¿Hace falta firmar algo con el proveedor por protección de datos?
Sí. El proveedor trata datos personales de la plantilla por cuenta de la empresa, así que hace falta un contrato de encargo del tratamiento que fije el objeto, la duración, la naturaleza y la finalidad del tratamiento, el tipo de datos y las obligaciones de cada parte (artículo 28.3 del Reglamento General de Protección de Datos). Ese contrato tiene que impedir además que subcontrate a otro sin autorización previa por escrito.
¿Cuánto cuesta Nucleo360?
Nucleo360 tiene tres planes publicados: Basic, gratis, con el registro horario digital para cumplir con la normativa; Lite, desde 1 € al mes por usuario, que añade el módulo de vacaciones y los fichajes a través de WhatsApp; y Plus, desde 2 € al mes por usuario, que suma gestor documental y firma digital, gestión de proyectos, control de inventario, canal de denuncias, soporte personalizado y asesoría.
Fuentes
Las referencias legales de esta página salen de estos textos oficiales:
- Estatuto de los Trabajadores (Real Decreto Legislativo 2/2015). Registro diario de jornada, conservación cuatro años y puesta a disposición (art. 34.9).
- LISOS (Real Decreto Legislativo 5/2000, texto refundido de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social). Transgresión de las normas sobre registro de jornada como infracción grave (art. 7.5) y cuantía de las sanciones graves (art. 40.1.b).
- RGPD (Reglamento (UE) 2016/679, General de Protección de Datos). Contrato de encargo del tratamiento y su contenido mínimo (art. 28.3) y autorización previa para subcontratar (art. 28.2).
- Ley 2/2023 (Protección de las personas que informen sobre infracciones normativas). Obligación de disponer de un sistema interno de información (art. 10).
- Nucleo360: planes y precios (planes Basic, Lite y Plus publicados en la web). Planes y precios publicados de Nucleo360.
Recursos relacionados
Si quieres hacer la cuenta con números reales, la forma más rápida es probarlo. Puedes ver los planes de Nucleo360 y empezar por el registro horario, que es lo que la ley te exige hoy, y añadir lo demás cuando haga falta.
Última actualización: octubre de 2026.